Khi nào doanh nghiệp phải xuất E-Rechnung?

Theo lộ trình hiện hành tại Đức, các thời hạn chuyển tiếp quan trọng được xác định như sau:

Từ ngày 01/01/2025 đến hết ngày 31/12/2026
Doanh nghiệp có thể sử dụng các hình thức hóa đơn khác thay cho E-Rechnung trong thời gian chuyển tiếp, theo các điều kiện luật định.

Trong năm 2027
Doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước không quá 800.000 Euro được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy hoặc một số hình thức hóa đơn điện tử khác theo điều kiện chuyển tiếp. Các trường hợp sử dụng EDI cũng có quy định riêng.

Từ ngày 01/01/2028
Theo lộ trình hiện hành, nghĩa vụ xuất E-Rechnung được áp dụng rộng hơn đối với các giao dịch B2B trong nước thuộc phạm vi điều chỉnh, sau khi hết các thời hạn chuyển tiếp tương ứng.
Một số trường hợp được miễn hoặc áp dụng quy định riêng, chẳng hạn hóa đơn giá trị nhỏ đến 250 Euro, một số dịch vụ của doanh nghiệp nhỏ Kleinunternehmer và các trường hợp khác được luật quy định.
Do đó, không nên hiểu rằng từ năm 2028 tất cả các giao dịch của mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải xuất E-Rechnung mà không có ngoại lệ.

Doanh nghiệp nhỏ Kleinunternehmer có phải quan tâm đến E-Rechnung không?

Câu trả lời là có. Tại Đức, Kleinunternehmer là thuật ngữ chỉ doanh nghiệp áp dụng quy định đặc biệt về thuế VAT dành cho doanh nghiệp nhỏ theo Điều §19 UStG. Đây không phải là tên gọi đồng nghĩa với mọi doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
Một điểm cần đặc biệt lưu ý: Doanh nghiệp áp dụng chế độ Kleinunternehmer nhìn chung vẫn phải có khả năng tiếp nhận E-Rechnung từ ngày 01/01/2025.
Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, các dịch vụ do Kleinunternehmer cung cấp thuộc trường hợp được miễn nghĩa vụ xuất E-Rechnung bắt buộc theo Điều § 34a UStDV. Vì vậy, nghĩa vụ nhận và nghĩa vụ xuất hóa đơn cần được phân biệt rõ.
Ví dụ, một tiệm làm móng áp dụng chế độ Kleinunternehmer có thể nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp dụng cụ và mỹ phẩm, nhưng không vì thế mà phải xuất E-Rechnung cho mọi khách hàng của mình.
Chủ doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng thuế của chính mình với Steuerberater hoặc Finanzamt để xác định đúng nghĩa vụ.

Chủ doanh nghiệp nên chuẩn bị những gì ngay từ bây giờ?

Để tránh bị động trước các thay đổi về hóa đơn và kế toán, các doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện một số việc thiết thực:

Thứ nhất, kiểm tra email nhận hóa đơn
Doanh nghiệp cần có khả năng tiếp nhận hóa đơn điện tử. Một hộp thư email có thể đáp ứng yêu cầu tiếp nhận ban đầu, nhưng doanh nghiệp vẫn cần quy trình xử lý và lưu trữ phù hợp.

Thứ hai, kiểm tra phần mềm kế toán.
Hãy hỏi đơn vị cung cấp phần mềm xem hệ thống có thể tiếp nhận, đọc và lưu trữ XRechnung hoặc ZUGFeRD hay không.

Thứ ba, lưu trữ đúng định dạng
Không nên chỉ in hóa đơn điện tử ra giấy hoặc chỉ giữ bản PDF hiển thị rồi xóa dữ liệu gốc có cấu trúc. Theo hướng dẫn của BMF, phần dữ liệu có cấu trúc của E-Rechnung cần được lưu trữ nguyên vẹn theo yêu cầu áp dụng.

Thứ tư, phân loại giao dịch
Doanh nghiệp nên phân biệt hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp, hóa đơn dịch vụ, hóa đơn bán cho doanh nghiệp và chứng từ bán hàng cho khách cá nhân.

Thứ năm, hỏi Tư vấn Thuế Steuerberater trước khi thay đổi quy trình
Đặc biệt với doanh nghiệp sử dụng máy tính tiền, nhiều nhân viên hoặc thường xuyên bán hàng cho công ty, việc kiểm tra sớm sẽ giúp tránh sai sót trong hóa đơn và kế toán.

Những hiểu lầm cần tránh

Có ba điều chủ doanh nghiệp nên nhớ:
- Không phải mọi file PDF gửi qua email đều là E-Rechnung theo quy định mới.
- Không phải cứ là doanh nghiệp nhỏ Kleinunternehmer thì được miễn mọi nghĩa vụ liên quan đến hóa đơn điện tử.
- Không phải mọi giao dịch B2C đều không cần hóa đơn hoặc không cần ghi nhận doanh thu. Việc miễn nghĩa vụ E-Rechnung không đồng nghĩa với miễn các nghĩa vụ thuế và kế toán khác.
- Đối với các cửa hàng sử dụng máy tính tiền, các quy định về ghi nhận doanh thu, bảo mật dữ liệu, TSE và lưu trữ chứng từ vẫn phải được thực hiện theo quy định hiện hành.

Kết luận

B2B và B2C là hai khái niệm đơn giản nhưng có ý nghĩa thực tế đối với mọi người kinh doanh tại Đức.
Nếu hiểu rõ sự khác biệt giữa giao dịch doanh nghiệp với doanh nghiệp và giao dịch giữa doanh nghiệp với khách hàng cá nhân, chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý hóa đơn, chuẩn bị E-Rechnung và phối hợp với đơn vị kế toán.
Đối với cộng đồng người Việt đang kinh doanh nhà hàng, Imbiss, Bistro, tiệm làm móng, tiệm tóc và các cửa hàng nhỏ… điều quan trọng nhất là không đợi đến khi có kiểm tra mới bắt đầu tìm hiểu quy định.
Chủ động kiểm tra phần mềm, quy trình nhận hóa đơn và lưu trữ chứng từ ngay từ bây giờ sẽ giúp công việc kinh doanh minh bạch, thuận lợi và giảm nguy cơ sai sót về sau.

Nguồn tham khảo chính thức:
Bundesministerium der Finanzen (BMF): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 – Ausstellung von Rechnungen: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
(Lưu ý: Bài viết nhằm cung cấp thông tin chung cho cộng đồng, không thay thế tư vấn thuế hoặc pháp lý cá nhân. Các trường hợp cụ thể cần được kiểm tra theo quy định hiện hành và hoàn cảnh của từng doanh nghiệp).

Tác giả. Thạc sỹ kinh tế Trần Thị Lan Anh, Aschaffenburg, Bayern

Đức Việt Online