Trong quá trình kinh doanh tại Đức, các nhà kinh doanh thường gặp những thuật ngữ như B2B, B2C và E-Rechnung (hóa đơn điện tử). Đây không chỉ là những khái niệm dành cho các công ty lớn mà còn liên quan trực tiếp đến hoạt động hằng ngày của nhiều cửa hàng nhỏ.
Vậy B2B và B2C có nghĩa là gì? Hai hình thức giao dịch này khác nhau như thế nào? Chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì trước các quy định mới về hóa đơn điện tử tại Đức?

B2B và B2C là gì?

B2B là viết tắt của từ Business-to-Business, có nghĩa là giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp.
Ví dụ:
- Một nhà hàng mua thịt, rau củ và đồ uống từ công ty cung cấp thực phẩm.
- Một tiệm làm móng mua sơn móng tay, mỹ phẩm và dụng cụ từ nhà phân phối.
- Một chủ Imbiss thuê công ty sửa chữa tủ lạnh công nghiệp.
- Một công ty vệ sinh cung cấp dịch vụ cho nhà hàng hoặc văn phòng.
- Một nhà hàng cung cấp suất ăn cho một công ty theo hợp đồng.
Trong những trường hợp này, bên mua và bên bán đều có thể là doanh nghiệp hoặc người kinh doanh cá thể.
B2C là viết tắt của Business-to-Consumer, có nghĩa là doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng cá nhân.
Ví dụ:
- Khách hàng vào Imbiss mua một phần Döner.
- Một gia đình vào nhà hàng ăn tối.
- Khách hàng đến tiệm làm móng để làm móng gel.
- Một người vào tiệm tóc để cắt tóc.
- Khách cá nhân mua hàng tại một cửa hàng bán lẻ.
Nói một cách đơn giản: B2B là doanh nghiệp giao dịch với doanh nghiệp; B2C là doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng cá nhân tiêu dùng.

Vì sao B2B và B2C lại quan trọng tại Đức?

Sự khác biệt giữa hai loại giao dịch này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ xuất hóa đơn, tiếp nhận hóa đơn điện tử và lưu trữ chứng từ kế toán.
Tại Đức, quy định về hóa đơn điện tử  E-Rechnung đang được triển khai theo từng giai đoạn. Mục tiêu là giúp dữ liệu hóa đơn có thể được xử lý điện tử, hạn chế nhập liệu thủ công và hỗ trợ việc quản lý kế toán, thuế.
Theo thông tin giải thích của Bộ Tài chính Liên bang Đức (Bundesministerium der Finanzen – BMF), từ ngày 01/01/2025, doanh nghiệp ở Đức nhìn chung đã phải có khả năng tiếp nhận hóa đơn điện tử đáp ứng quy chuẩn pháp lý.
Tuy nhiên, cần phân biệt hai trách nhiệm khác nhau:
- Tiếp nhận E-Rechnung: Áp dụng từ ngày 01/01/2025 đối với doanh nghiệp trong nước, kể cả nhiều doanh nghiệp thuộc diện doanh nghiệp nhỏ Kleinunternehmer.
- Xuất E-Rechnung: Được triển khai theo lộ trình chuyển tiếp, với những mốc quan trọng vào cuối năm 2026 và cuối năm 2027.

E-Rechnung có phải chỉ là một file PDF gửi qua email?

Đây là một trong những điểm dễ gây nhầm lẫn nhất. Theo quy định của Đức, kể từ ngày 01/01/2025, một hóa đơn điện tử đúng nghĩa theo quy định mới phải được lập, truyền và tiếp nhận dưới dạng dữ liệu điện tử có cấu trúc, cho phép xử lý tự động. Hai định dạng thường gặp là:
- X Rechnung: Định dạng dữ liệu hóa đơn điện tử có cấu trúc.
- ZUGFeRD: Định dạng kết hợp dữ liệu hóa đơn có cấu trúc với phần hiển thị dễ đọc, thường ở dạng PDF.
Một file PDF thông thường gửi qua email không tự động được coi là E-Rechnung theo định nghĩa mới. Nó được xếp vào nhóm hóa đơn thông thường khác (sonstige Rechnung).
Vì vậy, khi nhà cung cấp gửi hóa đơn qua email, chủ kinh doanh cần kiểm tra định dạng hóa đơn chứ không chỉ nhìn vào việc hóa đơn được gửi bằng phương tiện điện tử.

Chủ nhà hàng, tiệm ăn, làm móng… cần làm gì?

Hãy lấy ví dụ một chủ tiệm ăn Imbiss tại Đức.
Mỗi ngày, tiệm ăn Imbiss có thể thực hiện nhiều giao dịch khác nhau:

Giao dịch thứ nhất: Mua nguyên liệu từ nhà cung cấp
Chủ Imbiss đặt thịt, bánh mì và rau củ từ một công ty thực phẩm. Đây thường là giao dịch B2B. Nếu nhận hóa đơn điện tử, cửa hàng phải có khả năng tiếp nhận và lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định.

Giao dịch thứ hai: Bán thức ăn cho khách hàng cá nhân.
Một khách hàng mua Nem và trả tiền tại quầy. Đây là giao dịch B2C. Trách nhiệm xuất E-Rechnung theo quy định B2B thông thường không áp dụng cho giao dịch này. Tuy nhiên, các trách nhiệm khác liên quan đến hóa đơn, máy tính tiền và ghi nhận doanh thu vẫn phải được tuân thủ.

Giao dịch thứ ba: Cung cấp suất ăn cho một công ty
Một công ty đặt 50 suất ăn cho nhân viên và yêu cầu hóa đơn đứng tên công ty. Đây có thể là giao dịch B2B nếu đáp ứng các điều kiện liên quan.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên trao đổi trước với khách hàng về thông tin hóa đơn, phương thức nhận hóa đơn và định dạng cần thiết.
Điều đáng chú ý là việc khách hàng yêu cầu ghi tên công ty trên hóa đơn không phải lúc nào cũng đủ để tự động xác định toàn bộ trách nhiệm pháp lý. Cần xem xét người mua thực tế, mục đích giao dịch và các điều kiện áp dụng.

Tác giả. Thạc sỹ kinh tế Trần Thị Lan Anh, Aschaffenburg, Bayern
(Bài viết dành cho cộng đồng người Việt tại Đức, đặc biệt các chủ nhà hàng, Imbiss, Bistro, tiệm làm móng, tiệm tóc và các doanh nghiệp nhỏ).

CÒN TIẾP

Đức Việt Online