Thời gian gần đây, trong cộng đồng kinh doanh người Việt tại Đức xuất hiện nhiều thông tin liên quan đến quy định mới về thanh toán điện tử và máy tính tiền. Không ít chủ tiệm ăn, tiệm làm móng, cửa hàng hoa quả, cửa hàng thực phẩm người Việt lo lắng rằng, từ năm 2027, tất cả các cơ sở kinh doanh đều bắt buộc phải mua máy POS hoặc máy tính tiền điện tử mới, nếu không sẽ bị cơ quan thuế xử phạt.
Sự lo lắng trên có thể khiến những người kinh doanh nhỏ, vốn phải tính toán kỹ từng khoản chi phí nhỏ, vội vàng ký hợp đồng mua hoặc thuê thiết bị với giá cao mà chưa xác định rõ mình có thực sự cần hay không.
Không phải cứ nghe nói luật mới sắp áp dụng là mọi cửa hàng đều phải lập tức đầu tư thiết bị mới. Vấn đề nằm ở chỗ: Cần phân biệt rõ máy thanh toán thẻ, máy tính tiền điện tử và thiết bị bảo mật TSE.
Cần phân biệt ba vấn đề hoàn toàn khác nhau: Trách nhiệm cung cấp phương thức thanh toán điện tử, trách nhiệm sử dụng hệ thống tính tiền điện tử và trang bị thiết bị bảo mật kỹ thuật TSE. Việc đánh đồng các quy định này có thể khiến chủ doanh nghiệp hiểu sai trách nhiệm pháp lý của mình.

Từ năm 2027, mọi cửa hàng có bắt buộc phải nhận thanh toán thẻ hay không?
Bộ Tài chính Liên bang Đức đang thúc đẩy kế hoạch yêu cầu các cửa hàng, nhà hàng và cơ sở kinh doanh dịch vụ bán hàng trực tiếp cung cấp ít nhất một phương thức thanh toán điện tử bên cạnh tiền mặt.
Các phương thức có thể bao gồm thẻ ghi nợ EC/Girocard, thẻ tín dụng hoặc những hình thức thanh toán điện tử phù hợp khác. Mục tiêu là giúp khách hàng có thêm lựa chọn khi thanh toán, thay vì chỉ có thể trả bằng tiền mặt.
Tuy nhiên, điều quan trọng là phải phân biệt giữa kế hoạch chính sách và quy định pháp luật đã có hiệu lực. Mốc năm 2027 được đề cập trong kế hoạch không tự động đồng nghĩa với việc tất cả doanh nghiệp đã có trách nhiệm pháp lý phải thực hiện từ ngày 1/1/2027.
Chủ cửa hàng cần theo dõi văn bản chính thức cuối cùng để biết chính xác đối tượng áp dụng, thời điểm có hiệu lực và những ngoại lệ nếu có.
Nếu trách nhiệm cung cấp phương thức thanh toán điện tử được ban hành theo kế hoạch, điều đó cũng không có nghĩa mọi cửa hàng phải mua một bộ máy tính tiền điện tử hoàn chỉnh. Doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp thanh toán phù hợp với yêu cầu pháp luật và nhu cầu kinh doanh của mình.

Phân biệt chức năng máy POS, Registrierkasse và TSE
Đây là điểm dễ gây nhầm lẫn nhất đối với các doanh nghiệp nhỏ.
- Máy POS thanh toán thẻ là thiết bị giúp khách hàng thanh toán bằng thẻ hoặc một số phương thức điện tử khác. Thiết bị này không mặc nhiên thay thế hệ thống ghi nhận doanh thu đáp ứng yêu cầu thuế.
- Registrierkasse/Kassensystem là máy tính tiền hoặc hệ thống tính tiền điện tử dùng để ghi nhận các giao dịch bán hàng. Khi thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật Đức, hệ thống phải đáp ứng những yêu cầu liên quan đến việc lưu trữ và bảo vệ dữ liệu giao dịch.
- TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) là thiết bị hoặc giải pháp bảo mật kỹ thuật được chứng nhận, nhằm bảo vệ các dữ liệu ghi nhận trong hệ thống tính tiền thuộc diện bắt buộc.
Ba khái niệm này có liên quan nhưng không giống nhau. Vì vậy, nếu một người bán thiết bị khẳng định rằng cửa hàng phải mua ngay một bộ máy POS mới để đáp ứng quy định về thuế, chủ cửa hàng nên yêu cầu giải thích rõ thiết bị đó thực hiện chức năng gì và căn cứ pháp luật nào quy định trách nhiệm phải mua.

Quy định máy tính tiền điện tử từ năm 2028 với ngưỡng 12.000 Euro
Một vấn đề khác được nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm là dự thảo liên quan đến việc mở rộng trách nhiệm sử dụng hệ thống tính tiền điện tử tại Đức.
Theo nội dung dự thảo được đề cập trong các thông tin công bố năm 2026, từ năm 2028, doanh nghiệp có tổng doanh thu hằng năm trên 100.000 Euro dự kiến thuộc diện phải sử dụng hệ thống tính tiền điện tử đáp ứng yêu cầu pháp luật, thay vì tiếp tục sử dụng hình thức quỹ tiền mặt ghi chép thủ công (offene Ladenkasse). Dự thảo cũng nêu một ngoại lệ được miễn trừ đối với doanh nghiệp có doanh thu tiền mặt dưới 12.000 Euro trong một năm.
Cần nhấn mạnh: 12.000 Euro là doanh thu tiền mặt trong một năm, không phải trong một tháng. Để dễ hình dung:
- Một cửa hàng có doanh thu tiền mặt trung bình 800 Euro/tháng sẽ đạt khoảng 9.600 Euro/năm.
- Một cửa hàng có doanh thu tiền mặt trung bình 1.000 Euro/tháng sẽ đạt 12.000 Euro/năm.
- Một cửa hàng có doanh thu tiền mặt trung bình 2.000 Euro/tháng sẽ đạt 24.000 Euro/năm.
Theo cách diễn đạt dưới 12.000 Euro, trường hợp đạt đúng 12.000 Euro không được xem là thấp hơn ngưỡng này.
Tuy nhiên, đây không phải căn cứ duy nhất để kết luận doanh nghiệp có phải sử dụng máy tính tiền điện tử hay không. Cần xem xét đầy đủ điều kiện của dự thảo, cách xác định doanh thu, các trường hợp ngoại lệ và nội dung văn bản cuối cùng nếu được ban hành.
Đặc biệt, không nên hiểu rằng mọi cửa hàng có doanh thu tiền mặt dưới 12.000 Euro/năm đều được miễn mọi trách nhiệm về thuế và ghi chép sổ sách. Dù sử dụng hình thức quỹ tiền mặt thủ công hay hệ thống điện tử, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện những trách nhiệm thuế áp dụng cho mình.

Hiện doanh nghiệp có được tiếp tục sử dụng offene Ladenkasse không?
Theo quy định hiện hành tại §146a của Luật Quản lý thuế Đức (Abgabenordnung – AO), không quy định trách nhiệm chung buộc mọi doanh nghiệp phải sử dụng máy tính tiền điện tử. Hình thức offene Ladenkasse vẫn có thể được sử dụng, nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ những yêu cầu về ghi chép, chứng minh doanh thu và các trách nhiệm thuế liên quan.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các cơ sở kinh doanh nhỏ, chẳng hạn tiệm làm móng, quầy hoa quả, cửa hàng thực phẩm hoặc những cửa hàng có lượng giao dịch không lớn.
Tuy nhiên, doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống tính tiền điện tử thuộc phạm vi điều chỉnh vẫn phải tuân thủ các quy định hiện hành về hệ thống bảo mật TSE, lưu trữ dữ liệu và những trách nhiệm liên quan. Không nên lấy việc chưa có trách nhiệm chung phải mua máy tính tiền điện tử để suy ra rằng các hệ thống đang sử dụng không cần đáp ứng quy định kỹ thuật.

Chủ doanh nghiệp nhỏ nên làm gì trước khi mua máy?
Để tránh đầu tư không cần thiết, các chủ cửa hàng nên thực hiện một số bước đơn giản.
- Thứ nhất, xác định chính xác nhu cầu. Nếu chỉ cần cung cấp phương thức thanh toán điện tử, hãy tìm hiểu những giải pháp đáp ứng yêu cầu đó. Đừng mặc nhiên cho rằng phải mua cả hệ thống tính tiền mới.
- Thứ hai, kiểm tra thiết bị hiện có. Nếu đã có Registrierkasse hoặc TSE, hãy yêu cầu nhà cung cấp và Steuerberater (chuyên viên tư vấn thuế) xác nhận hệ thống hiện tại có đáp ứng quy định áp dụng cho doanh nghiệp hay không. Không nên thay thiết bị chỉ vì nghe nói máy cũ sắp bị cấm, nếu chưa có căn cứ pháp lý cụ thể.
- Thứ ba, yêu cầu báo giá đầy đủ. Trước khi ký hợp đồng, hãy kiểm tra giá mua hoặc thuê máy, phí phần mềm hằng tháng, phí giao dịch, thời hạn hợp đồng, chi phí bảo trì, phí chấm dứt hợp đồng và các khoản phát sinh. Một thiết bị có giá ban đầu thấp chưa chắc là lựa chọn tiết kiệm nếu đi kèm hợp đồng dài hạn và nhiều khoản phí.
- Thứ tư, yêu cầu người bán đưa ra căn cứ pháp luật. Nếu được thông báo rằng phải mua máy ngay để tránh bị phạt, hãy hỏi rõ điều luật nào quy định trách nhiệm đó, áp dụng với loại hình kinh doanh nào và có hiệu lực từ ngày nào.
- Thứ năm, kiểm tra thông tin độc lập. Doanh nghiệp có thể liên hệ Steuerberater, Finanzamt hoặc Phòng Công nghiệp và Thương mại Đức (IHK) tại địa phương để được giải thích theo tình trạng kinh doanh cụ thể của mình.           

Đừng để thông tin thiếu chính xác gây thiệt hại cho mình
Việc kinh doanh và cung cấp thiết bị POS, máy tính tiền hay dịch vụ thanh toán là hoạt động thương mại bình thường. Các doanh nghiệp bán thiết bị cũng có quyền giới thiệu sản phẩm và tư vấn cho khách hàng
Tuy nhiên, nếu thông tin về luật người bán trình bày thiếu đầy đủ, hoặc người mua bị gây áp lực bằng những lời khẳng định như “không mua máy ngay sẽ bị phạt”, chủ doanh nghiệp cần thận trọng và kiểm tra lại trước khi quyết định.
Không nên vội kết luận một cá nhân hay doanh nghiệp bán máy tính tiền cố ý lừa dối khi chưa có chứng cứ. Điều cần thiết là yêu cầu thông tin rõ ràng, minh bạch về trách nhiệm pháp lý và toàn bộ chi phí trước khi ký hợp đồng mua bán máy tính tiền.
Đối với cộng đồng doanh nghiệp Việt tại Đức, việc hiểu đúng quy định không chỉ giúp tránh vi phạm pháp luật mà còn giúp bảo vệ nguồn vốn, hạn chế chi phí không cần thiết và tránh những hợp đồng bất lợi.                         

Thông điệp dành cho các chủ tiệm Việt Nam tại Đức
Hãy tuân thủ pháp luật, nhưng đừng mua thiết bị chỉ vì sợ hãi. Trước khi đầu tư, hãy xác định mình thực sự cần loại máy nào, trách nhiệm nào đã có hiệu lực, và trách nhiệm nào vẫn đang trong quá trình lập pháp.
Lưu ý: Bài viết phản ánh thông tin được cập nhật đến ngày 10/10/2026. Các nội dung về thời điểm áp dụng, ngưỡng doanh thu và ngoại lệ trong dự thảo cần được đối chiếu với văn bản pháp luật cuối cùng trước khi doanh nghiệp đưa ra quyết định mua máy tính tiền. Bài viết mang tính thông tin chung, không thay thế tư vấn thuế hoặc tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.

Tác giả: Dipl. Trần Thị Lan Anh và Dr. Nguyễn Sỹ Phương
Mời liên hệ khi bị Sở Tài chính kiểm tra, ấn định, truy thu, phạt thuế với Nhóm Tư Vấn:
- Văn phòng kế toán thuế, Dipl. Trần Thị Lan Anh (Tel.: 0174 9784140, E-Mail: Wirtschaftskanzlei@Dipl-Kauffrau-Tran.de.
- Văn phòng Tư vấn Tài sản Regionalgeschäftsstellenleiter, Vermögensberater der Deutschen Vermögensberatung DVAG, Dipl. Bùi Quang Huy (Tel.: 0172 7928360, E-Mail: huythu@web.de).
(Được cấp chứng chỉ hành nghề quy định tại Điều §34c Luật kinh doanh GeweO, gồm: Ký hợp đồng các loại bảo hiểm, hợp đồng tiết kiệm làm nhà Deutsche Bauspar, hợp đồng đầu tư Investment theo Điều §34f GeweO, hợp đồng vay ngân hàng kinh doanh, mua bất động sản Immobiliardarlehen theo Điều §34i GeweO, hợp đồng mua trang thiết bị trả dần Leasing).
- Văn phòng Tư vấn Doanh nghiệp, Dr. Nguyễn Sỹ Phương (Tel.: 0172 4118402, E-Mail: info@thoibaovietduc.de).