Công văn gửi  cho chủ tiệm khai thuế người Việt  
-Tên, địa danh  Sở Tài chính, tên cán bộ kiểm tra thuế...
-Tên, địa chỉ người Việt khai thuế….
- Năm kiểm tra, từ 2021 – 2024.
- Ngày gửi 21.08.2026

Câu hỏi kiểm tra được gửi  tới, yêu cầu trả lời

1. Máy tính tiền
Trong tất cả các năm được kiểm tra đều có những thiếu sót nghiêm trọng trong việc quản lý và ghi chép sổ quỹ tiền mặt.
Trong năm 2021 không có sổ quỹ tiền mặt (Kassenbuch) và bảng tổng kết tiền thu được trong ngày, chỉ được hạch toán hàng tháng.
Trong các năm 2022–2024 có ghi chép sổ quỹ tiền mặt, tuy nhiên các sổ này được nhân viên làm kế toán ghi bổ sung sau khi tổng kết thuế. Các bảng tổng kết quỹ tiền mặt vẫn chỉ được thực hiện hàng tháng.

1.1-  Phân tách doanh thu theo thuế suất 7% / 19% thuế GTGT: Gồm đồ uống, thức ăn, cả ăn tại chỗ và mang về nhà
Vui lòng cung cấp các giải trình về việc doanh thu chịu thuế GTGT đã được phân tách như thế nào. Doanh thu ghi nhận bằng tiền mặt tại quầy không được ghi nhận theo cách có thể kiểm chứng đầy đủ (chỉ khi được yêu cầu).
Sau đó, dựa trên các hóa đơn hoặc các chứng từ khác, việc phân tách này có thể được thực hiện. Điều này cũng xác nhận mối quan hệ giữa giá cả của hàng chịu thuế GTGT 19% (đồ uống) và doanh thu bán hàng chịu thuế GTGT 19% (2021–2023 chỉ đối với đồ uống và 2024 cả đồ uống và thức ăn).
Việc phân tách doanh thu được thực hiện trong khuôn khổ kiểm tra thuế doanh nghiệp theo phương pháp ước tính (Schätzungsweg).

1.2-Tài khoản PayPal / Tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp
Vui lòng cung cấp toàn bộ dữ liệu và chứng từ trong thời kỳ kiểm tra tất cả sao kê tài khoản từ các tài khoản cá nhân và sao kê từ tất cả các tài khoản PayPal.

1.3- Chi phí sinh hoạt cá nhân:
Vui lòng cung cấp các giải trình về các khoản tiền rút ra (Entnahmen) đã khai báo:
Năm 2021: khoảng 10.600,00 €.
Năm 2022: khoảng 500,00 €.
Năm 2023: khoảng 17.000,00 €.
Năm 2024: khoảng 14.000,00 €.
Cũng như cách thức mà chi phí sinh hoạt cá nhân của một gia đình 3 người của ngài có thể được chi trả bằng những khoản tiền này.

2. Thực đơn món ăn và đồ uống
Vui lòng cung cấp thực đơn món ăn và đồ uống cho các năm kiểm tra.
Nếu trong các năm kiểm tra có thay đổi về giá cả, vui lòng cung cấp cả những thay đổi đó.

3. Hợp đồng thuê nhà
Vui lòng cung cấp một bản sao của hợp đồng thuê. Trong trường hợp này, vui lòng giải trình về việc các chi phí tiền thuê / khí đốt / điện / nước được phân bổ như thế nào giữa cơ sở kinh doanh và căn hộ tư nhân trong tòa nhà.

4. Các phát hiện trong quá trình kiểm tra quỹ tiền mặt tại chỗ (Kassennachschau)
Trong quá trình kiểm tra quỹ tiền mặt tại chỗ, chúng tôi đã xác định được rằng tiền được đặt trong túi của nhân viên phục vụ mà không được ghi nhận doanh thu trong máy tính tiền
Qua đó đã vi phạm trách nhiệm ghi nhận doanh thu bắt buộc trong hệ thống máy tính tiền điện tử và trách nhiệm xuất hóa đơn.
Ngoài ra, trong quá trình kiểm tra quỹ tiền mặt tại chỗ, nhân viên Sở Tài chính xác định rằng có sự chênh lệch đáng kể giữa số tiền mặt được ghi nhận trong máy tính tiền và số tiền mặt thực tế có trong ngăn kéo chứa tiền mặt.
Nhà hàng gần như kín hết các bàn và cứ khoảng ba bàn thì có một bàn được kiểm tra vào ngày hôm đó, tức là doanh thu trong máy tính tiền được ghi nhận theo ngày.
Hệ thống máy tính tiền điện tử được vận hành bằng chức năng tính theo bàn Tischfunktion, tuy nhiên số hiệu bàn không được đăng nhập khi tiếp nhận đơn hàng.
Ngoài ra, trong quá trình kiểm tra quỹ tiền mặt tại chỗ, nhân viên đã cố gắng lấy tiền mặt ra khỏi túi của mình và giấu vào trong những tờ báo.

5. Các khoản định mức đối với việc lấy hàng hóa sử dụng cho mục đích cá nhân theo thuế suất GTGT 7% và 19%
Vui lòng giải trình mức hàng hóa mua vào cho nhà hàng, nhưng sử dụng cho mục đích cá nhân (Sachentnahmen) được cấu thành như thế nào trong các năm kiểm tra và được tính cho bao nhiêu người trong gia đình sử dụng.

6. Các khoản hỗ trợ do COVID-19 / khoản hỗ trợ chuyển tiếp (Überbrückungshilfe)
Trong năm 2021, các khoản thu nhập từ tiền hỗ trợ COVID-19 với số tiền 16.473,08 EUR đã được kê khai là thu nhập.
Tuy nhiên, theo các giấy xác nhận/chứng từ hiện có, đáng lẽ phải ghi nhận số thu nhập là 17.730,75 EUR.
Việc điều chỉnh số liệu sẽ được thực hiện trong khuôn khổ cuộc kiểm tra thuế đối với hoạt động kinh doanh (Betriebsprüfung).

7. Chi phí kế toán (Buchhaltungskosten)
Trong các chi phí kế toán cũng bao gồm một phần chi phí cho việc lập tờ khai thuế thu nhập cá nhân (Einkommensteuererklärung).
Vui lòng cho biết cụ thể phần chi phí liên quan đến việc lập tờ khai thuế thu nhập cá nhân là bao nhiêu.
Hiểu đơn giản: Cơ quan thuế/kiểm toán viên đang yêu cầu xác định trong tổng chi phí kế toán, bao nhiêu EUR là chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh và bao nhiêu EUR là chi phí cho việc làm thuế thu nhập cá nhân. Phần chi phí cho thuế cá nhân thường không được tính là chi phí kinh doanh.

Xem tiếp kỳ tới: Thư trả lời Sở Tài chính
Tác giả: Văn phòng Kế toán Thuế: Thạc sỹ Trần Thị Lan Anh