Trước khi đào tạo

Trước khi học viên mới bắt đầu làm việc, các doanh nghiệp phải thực hiện nhiều bước chuẩn bị khác nhau.

Lập kế hoạch
Các bước đầu tiên bao gồm lựa chọn ứng viên phù hợp. Phỏng vấn là hình thức phổ biến nhất. Đối với nhiều ứng viên, các quy trình tuyển chọn cụ thể như bài tập thực hành hoặc ở các doanh nghiệp lớn hơn, các bài kiểm tra trí tuệ và hiệu suất cũng có thể được áp dụng. Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch đào tạo cụ thể. Các kế hoạch này lấy mục tiêu học tập chi tiết từ các thông số kỹ thuật chung của khung đào tạo và điều chỉnh chúng cho phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Chuẩn bị thủ tục hành chính và pháp lý
Một số thủ tục hành chính rất cần thiết để bắt đầu chương trình đào tạo chính thức. Các doanh nghiệp đào tạo thưc hành chuẩn bị đơn đăng ký đào tạo nghề nộp cho Phòng Thủ công Mỹ nghệ có thẩm quyền và Sở Lao động, trước khi bắt đầu đào tạo. Đơn này yêu cầu phải kèm theo các giấy tờ, chứng chỉ cần có về học viên (họ tên, ngày sinh, thông tin liên lạc, trình độ học vấn, bằng cấp v.v.) cũng như hợp đồng làm việc (nghề nghiệp, thời gian, thù lao).
Sau khi hợp đồng đào tạo giữa doanh nghiệp và học nghề được ký kết, doanh nghiệp sẽ đăng ký học viên bằng văn bản với trường dạy nghề có thẩm quyền.
Để tính lương và nộp thuế chính xác, các doanh nghiệp đào tạo yêu cầu cần có thông tin ngân hàng (IBAN) và mã số thuế của người học việc.
Vì bảo hiểm y tế bắt buộc có hiệu lực ngay từ đầu khóa đào tạo và bảo hiểm cùng gia đình thông qua cha mẹ trước đó đã kết thúc, nên các doanh nghiệp đào tạo thông báo cho người học việc về nhu cầu bảo hiểm riêng và quyền tự do lựa chọn nhà cung cấp bảo hiểm y tế theo luật định. Đối với người học việc chưa đủ tuổi, cần lưu ý đến việc khám sức khỏe ban đầu theo quy định của Luật Bảo hiểm Việc làm cho Thanh thiếu niên Jugendarbeitsschutzgesetz. Nếu doanh nghiệp không có bảo hiểm toàn diện cho tất cả nhân viên, có thể khuyên người học việc mua bảo hiểm trách nhiệm tư nhân Privathaftpflichtversicherung.

Giao tiếp và chỗ làm việc
Để hòa nhập học viên mới, lực lượng lao động của doanh nghiệp được thông báo về sự có mặt của họ, ví dụ, thông qua một thông báo ngắn gọn trong cuộc họp nhóm hoặc một buổi giới thiệu cá nhân để tạo điều kiện làm quen. Các biện pháp gắn kết sớm, thường được gọi là buổi gặp ban đầu, có thể xây dựng mối quan hệ trong doanh nghiệp trước khi bắt đầu đào tạo. Điều này có thể được thực hiện, ví dụ, thông qua lời mời cá nhân đến dự tiệc của doanh nghiệp, bữa trưa chung hoặc một buổi gặp mặt thân mật; giao tiếp kỹ thuật số như email chào mừng cũng là một lựa chọn. Chỗ làm việc của học viên cần được chuẩn bị, các thiết bị, công cụ và vật liệu cần thiết cần được cung cấp sẵn sàng cho công việc.

Giai đoạn bắt đầu đào tạo để định hướng và làm quen

Lễ tân và giới thiệu
Một lịch trình được lên kế hoạch kỹ lưỡng cho ngày làm việc đầu tiên sẽ giúp học viên có khởi đầu thuận lợi. Lịch trình này có thể bao gồm chào mừng, giới thiệu về quy trình đào tạo, tham quan doanh nghiệp, giải thích các quy định quan trọng (an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, nội quy doanh nghiệp và hướng dẫn sử dụng internet, nếu có), hướng dẫn về dịch vụ tiếp khách hàng, giới thiệu người liên hệ hoặc hướng dẫn, và tóm tắt về nơi làm việc.

Thông tin và quy tắc quan trọng
Để đảm bảo khởi đầu tốt đẹp, các học viên mới sẽ được cung cấp thông tin cơ bản về doanh nghiệp và chương trình đào tạo của họ. Thông tin này thường bao gồm một tập tài liệu chào đón chứa các hồ sơ quan trọng (bản sao hợp đồng đào tạo, quy định đào tạo, kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp, quy tắc ứng xử, thông tin liên hệ) và câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp (như nghỉ ốm, đi làm muộn, trường dạy nghề). Các quy tắc rõ ràng về việc sử dụng điện thoại thông minh, giờ làm việc, nghỉ phép, ốm đau, hồ sơ đào tạo (sổ theo dõi), văn hóa doanh nghiệp, bảo vệ dữ liệu và an toàn lao động sẽ được truyền đạt kỹ lưỡng tới học viên, lý tưởng nhất là tóm tắt trong một tờ thông báo hoặc được giải thích thêm trong một buổi gặp mặt trực tiếp.

Làm việc nhóm
Các học viên mới sẽ được làm quen với các nhân viên và học sinh khác để hòa nhập vào nhóm. Một giám sát viên hoặc phụ trách đào tạo có thể hỗ trợ quá trình thích nghi và đóng vai trò là người đầu mối liên lạc.

Sau khi bước vào đào tạo

Sau vài ngày và vài tuần đầu tiên, các học viên sẽ được theo dõi và đánh giá liên tục.

Phản hồi và hỗ trợ
Việc trao đổi thường xuyên giữa người dạy và học viên rất quan trọng. Buổi gặp mặt đầu tiên có thể diễn ra chỉ vài tuần sau khi khóa đào tạo bắt đầu để chia sẻ kinh nghiệm, giải đáp thắc mắc và phản hồi. Người dạy sẽ quan sát hiệu suất và hành vi của học viên trong công việc hàng ngày.

Đào tạo và đánh giá
Người dạy truyền đạt kiến ​​thức và kỹ năng cần thiết, cho phép học viên ghi chép trong quá trình đào tạo nếu cần và hướng dẫn rõ ràng. Các nhiệm vụ đáp ứng mục tiêu học tập được giao với tốc độ phù hợp. Thời gian thử việc nhằm đánh giá sự phù hợp và năng khiếu nghề nghiệp, cũng như kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp. Người dạy thường xuyên kiểm tra kết quả công việc để phát hiện lỗi và cung cấp phản hồi chi tiết về hiệu suất công việc và hành vi. Kỹ năng chuyên môn có thể được kiểm tra thông qua các nhiệm vụ từ nhiều lĩnh vực khác nhau.

Đức Việt Online