VII. Những quy định cần chú ý đồi với tiệm ăn, nhà hàng và tiệm làm móng

Ngoài thuế và bảo hiểm, các quy định liên quan đến hoạt động vận hành hằng ngày cũng rất quan trọng.
Việc thực hiện đúng các yêu cầu này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi có kiểm tra từ Sở Tài chính, Finanzamt, Hải quan Zoll hoặc các cơ quan chức năng tại địa phương.

A. Sổ sách kế toán, tiền mặt và TSE
Đối với máy tính tiền điện tử thuộc diện phải áp dụng, chủ cửa hàng cần kiểm tra:
- Hệ thống TSE có hoạt động đúng quy định hay không.
- Báo cáo Z-Bon và Tagesabschluss có được lập đầy đủ hay không.
- Khả năng xuất dữ liệu khi cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra.
- Việc thông báo máy tính tiền với Finanzamt đã được thực hiện đúng quy định hay chưa.
- Hóa đơn có được lập và cung cấp theo quy định hiện hành hay không.
- Ngoài ra, cần ghi chép rõ ràng các khoản tiền mặt trong ngày, bao gồm: Tiền mặt đầu ngày, doanh thu bán hàng, các khoản chi bằng tiền mặt, các khoản tiền được rút khỏi quỹ.
Nếu sử dụng hình thức sổ quỹ tiền mặt thủ công (offene Ladenkasse), điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp được miễn nghĩa vụ ghi chép đầy đủ doanh thu và các giao dịch tiền mặt.

B. Vệ sinh thực phẩm và nhân viên bếp
Các cơ sở kinh doanh Imbiss, Bistro và nhà hàng cần duy trì đầy đủ hồ sơ liên quan đến vệ sinh thực phẩm, đặc biệt những vấn đề sau:
- Kiểm soát nhiệt độ bảo quản thực phẩm.
- Duy trì quy trình vệ sinh và làm sạch.
- Cung cấp thông tin về các chất gây dị ứng (Allergene).
- Lưu giữ các chứng nhận cần thiết đối với người trực tiếp xử lý thực phẩm.
- Thực hiện các yêu cầu về vệ sinh trong quá trình chế biến và bảo quản.
Khi thay đổi thực đơn hoặc cơ sở kinh doanh, nên kiểm tra lại các yêu cầu cụ thể của cơ quan giám sát thực phẩm địa phương (Lebensmittelüberwachung).

C. Tiệm làm móng và dịch vụ làm đẹp
Đối với các tiệm làm móng, làm đẹp, cần chú ý:
- Kiểm tra các yêu cầu vệ sinh do địa phương quy định.
- Sử dụng và bảo quản hóa chất đúng hướng dẫn.
- Lưu trữ thông tin an toàn của sản phẩm.
- Kiểm tra bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp.
- Nếu có nhân viên, cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm tai nạn lao động, quy định an toàn lao động và thủ tục khai báo tuyển dụng.
Các yêu cầu cụ thể có thể khác nhau tùy theo loại hình dịch vụ và từng bang của Đức.
Đặc biệt, những dịch vụ có tính chất y tế hoặc xâm lấn có thể phải tuân thủ các quy định bổ sung.

D. Hóa đơn, chi phí và lưu trữ chứng từ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị khả năng tiếp nhận E-Rechnung, lưu trữ hóa đơn đầu vào đúng định dạng và bảo đảm hồ sơ có thể được cung cấp khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.
Nên phân loại riêng từng nhóm chi phí để thuận tiện cho việc quản lý và đối chiếu sổ sách, bao gồm:
- Chi phí mua hàng hóa và nguyên liệu.
- Chi phí tiền lương nhân viên.
- Tiền thuê mặt bằng.
- Phí thanh toán bằng thẻ.
- Chi phí điện, nước.
- Chi phí sửa chữa và bảo trì.
Việc phân loại rõ ràng sẽ giúp quá trình kiểm tra sổ sách và làm việc với Steuerberater thuận lợi hơn.

VIII. Danh mục những việc chủ doanh nghiệp cần hoàn thành từ nay tới cuối năm 2026  

Để tránh bỏ sót những thay đổi quan trọng, chủ doanh nghiệp nên rà soát các nội dung sau:

1. Thuế và kế toán
☐ Kiểm tra lại mức thuế VAT 7% và 19% đối với từng mặt hàng, dịch vụ và combo.
☐ Kiểm tra hóa đơn đầu vào và khả năng tiếp nhận E-Rechnung.
☐ Đối chiếu doanh thu, tiền mặt, máy POS và báo cáo kế toán.

2. Nhân viên và bảo hiểm
☐ Lập ngân sách tiền lương theo mức tối thiểu 14,60 €/giờ từ ngày 01/01/2027.
☐ Kiểm tra giờ làm việc và giới hạn Minijob 633 €/tháng từ năm 2027.
☐ Trao đổi với đơn vị phụ trách tính lương về các ngưỡng bảo hiểm xã hội năm 2027.

3. Chuẩn bị cho năm 2028
☐ Đánh giá xem cửa hàng có cần nâng cấp máy tính tiền hoặc hệ thống TSE hay không.
☐ Theo dõi quá trình thông qua dự thảo về Kassenpflicht và hóa đơn điện tử.
☐ Kiểm tra lại quy trình lưu trữ chứng từ và hồ sơ phục vụ công tác kiểm tra.
Việc chủ động chuẩn bị từ cuối năm 2026 sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế những thay đổi đột ngột về chi phí và quy trình vận hành trong năm 2027–2028.

IX. Chủ doanh nghiệp nhỏ cần chủ động chuẩn bị

Những thay đổi về thuế, bảo hiểm xã hội, lương tối thiểu và hóa đơn điện tử trong giai đoạn 2026–2028 có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của các doanh nghiệp nhỏ tại Đức.
Đặc biệt, đối với những ngành nghề như Imbiss, nhà hàng, Bistro, quán cà phê, tiệm làm móng và tiệm tóc, việc nắm rõ quy định không chỉ giúp hạn chế rủi ro khi kiểm tra mà còn hỗ trợ chủ cửa hàng quản lý chi phí, nhân sự và dòng tiền hiệu quả hơn.
Điều quan trọng là không nên đợi đến khi quy định bắt đầu có hiệu lực mới tiến hành chuẩn bị.
Hãy chủ động kiểm tra hệ thống tính tiền, phần mềm kế toán, hợp đồng lao động, bảng lương và hồ sơ bảo hiểm ngay từ bây giờ.
Một doanh nghiệp hoạt động ổn định và lâu dài tại Đức không chỉ cần kinh doanh tốt mà còn phải hiểu và thực hiện đúng các nghĩa vụ về thuế, tài chính và pháp luật.

Tác giả: Thạc sỹ kinh tế Trần Thị Lan Anh, Aschaffenburg, Bayern và Tiến Sỹ Nguyễn Sỹ Phương, Leipzig, Sachsen. (Doanh nghiệp cần tìm hiểu chi tiết về khai báo thuế có thể liên hệ trực tiếp với Tòa soạn).