Trách nhiệm cung cấp thông tin tài chính và kế toán

Kế toán quỹ phải ghi chép chính xác mọi khoản thu, chi và tập hợp đầy đủ biên lai, hóa đơn chứng từ. Họ phải thường xuyên thông báo cho BCH và Đại hội về tình hình tài chính hiện tại, ngay cả khi có yêu cầu tự phát. Pháp luật quy định kế toán quỹ phải công bố bảng cân đối tài chính trước đại hội (Điều 260 Đoạn 1 Bộ Luật Công dân BGB).
Kế toán quỹ phải khai thuế và nộp báo cáo thuế hàng năm đúng hạn. Luật thuế nêu rõ:

“Kế toán và các bản khai cần thiết khác phải được thực hiện riêng lẻ, đầy đủ, chính xác, kịp thời và theo trình tự. Các khoản thu và chi bằng tiền mặt phải được ghi chép hàng ngày (Điều 146 Đoạn 1 AO).

Các nhiệm vụ khác của kế toán quỹ

-Ghi chép sổ sách thu và chi, các thông tin chỉ đạo của BCH và Đại hội.

-Quản lý và lưu trữ chứng từ tài chính, quản lý tiền mặt và lập báo cáo tiền mặt.

-Lập báo cáo thuế, nộp thuế.

-Quản lí giấy tờ sổ sách chứng từ kế toán, kiểm tra quỹ.

-Ghi chép sổ sách kế toán.

-Kiểm kê.

-Viết và thanh toán hóa đơn.

-Quảng lí hội phí, đòi tiền hội phí chưa đóng.

-Quản lý đất đai và tài sản hội.

-Viết và gửi giấy đòi tiền chưa trả.

-Nhận tiền quyên góp và kí nhận biên lai quyên góp.

-Lập báo cáo tài chính hàng năm.

-Quản lý các vấn đề tài chính đối với nhân viên hưởng lương (tiền lương, thanh toán các khoản đóng góp của người sử dụng lao động, v.v.).

Điều quan trọng: Ban Chấp hành cần phải bảo đảm chắc chắn các điều kiện thuận lợi cho kế toán quỹ làm việc, vì hội đoàn và Ban Chấp hành phải chịu trách nhiệm về những sai sót trong kế toán, thuế, và mọi vấn đề liên quan. Thậm chí Ban Chấp hành còn phải chịu trách nhiệm cá nhân bằng tài sản của chính mình nếu hội đoàn bị phạt tiền hay bồi thường. (Vì vậy, ở Đức có cả một hãng bảo hiểm =>https://deutsches-ehrenamt.de chuyên bảo hiểm cho Ban Chấp hành và các cơ quan của hiệp hội khi lỗi trách nhiệm gây thiệt hại cho bên thứ 3).

Kết thúc nhiệm vụ đối với kế toán quỹ

Nhiệm vụ của kế toán quỹ kết thúc sau thời hạn đã thỏa thuận, hoặc người đó hết nhiệm kì hoặc từ nhiệm hoặc bị bãi nhiệm. Đặc biệt, nếu quỹ hiệp hội không được quản lý hợp lý và thiếu hụt, kế toán quỹ có thể bị bãi nhiệm. Hơn nữa, kế toán quỹ có thể bị bãi nhiệm bất cứ lúc nào mà không cần lý do, trừ khi quy chế có quy định khác.

Kiểm toán với chức năng kiểm soát kế toán quỹ

Kiểm toán đóng vai trò là người kiểm soát kế toán quỹ. Kiểm soát các biện pháp tài chính của Ban Chấp hành.
Pháp luật không đề cập đến trách nhiệm kiểm toán đối với hiệp hội. Tuy nhiên, các hiệp hội thường bầu cử một hoặc hai kiểm toán viên để có thể thẩm định tính chính xác công việc của kế toán quỹ. Vì vậy, nên quy định việc bầu cử và nhiệm kỳ của kiểm toán viên trong Điều lệ.

Kế toán quỹ sẽ cung cấp hồ sơ tài liệu liên quan tới quỹ hội cho kiểm toán viên khi được yêu cầu. Họ cũng sẽ là người trả lời khi xảy ra tranh chấp liên quan tới quỹ hội.
Giống như kế toán quỹ, kiểm toán viên phải là người am hiểu về tài chính, nếu không việc kiểm toán có thể sai sót và dẫn đến tranh chấp. Tuy nhiên, khác với kế tóan qũy, kiểm toán phải làm việc độc lập với Ban Chấp hành với kế toán quỹ và vì vậy kiểm toán không thể nằm trong Ban Chấp hành, hay do kế toán quỹ kiêm nhiệm. Công việc của kiểm toán viên do Đại hội quyết định khi nào cần tiến hành kiểm toán, tùy thuộc vào tình hình. Nhưng phổ biến là kiểm toán định kì hàng năm để phục vụ cho khai báo thuế năm (nếu có) và báo cáo kiểm tra tài chính trước đại hội.

Báo cáo kiểm tra kế toán quỹ

Vai trò của kiểm toán viên rất quan trọng. Sau khi kiểm toán tài chính xong, kết quả phải được trình bày báo cáo kiểm toán trước đại hội. Báo cáo kiểm toán là cơ sở để đại hội quyết định liệu kết quả báo cáo của kế toán quỹ có thể và nên được duyệt hay không. Kiểm toán viên không tự duyệt, mà chỉ đề nghị. Báo cáo kiểm toán phải nêu rõ những gì đã được kiểm tra trong khi kiểm toán và liệu mọi thứ có phù hợp theo quan điểm của kiểm toán viên hay không.
Nếu đại hội sau khi nghe kết quả báo cáo của kiểm toán, đồng ý duệt bản báo cáo của kế toán quỹ thì sổ sách kế toán của năm đó được khóa sổ. Tuy nhiên, ngay cả sau khi được duyệt, trách nhiệm pháp lý vẫn có thể xảy ra nếu kế toán quỹ xuất trình các tài liệu không chính xác hoặc các tài liệu quan trọng cho việc kiểm toán tài chính bị thiếu.

Phạm vi hoạt động của kiểm toán viên

Kiểm toán viên cũng có nhiều nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nói một cách đơn giản, họ kiểm tra hoạt động tài chính của Ban Chấp hành và kế toán quỹ. Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên kiểm tra tất cả các tài liệu tài chính của hiệp hội. Tất cả các tài liệu về thuế và pháp lý phải được cung cấp đầy đủ. Kiểm toán phải kiểm tra chi tiết các hồ sơ và dữ liệu liên quan tới tài chính.

Những lĩnh vực, công đoạn kiểm tra

Kiểm toán quỹ tiền mặt (Kasse)

Ví dụ, kiểm tra xem tất cả các bút toán thu chi tiền mặt có đúng với quy định của Đại hội và BCH không và được tiến hành cụ thể đối với từng bút toán. Bảng cân đối kế toán bên nợ và bến có phải phù hợp với báo cáo tài chính hàng năm của kế toán quỹ.
Kiểm tra hội phí, quyên góp và thanh toán

Kiểm soát viên phải kiểm tra xem hội phí, tiền quyên góp và tiền thanh toán có đúng và ghi chép chính xác không. Quyên góp bằng hiện vật phải được lập chứng từ riêng.
- Một công việc khác của kiểm toán viên là kiểm tra xem tất cả tài sản của hiệp hội có được ghi chép đầy đủ và chính xác vào sổ sách kế toán không.
- Kiểm toán phải kiểm tra xem tất cả các khoản thu chi có đầy đủ chứng từ không. Chúng phải được cập nhật chính xác trong hồ sơ kế toán. Ngoài ra, kiểm toán viên xác minh xem hiệp hội có sử dụng tất cả các quỹ của hiệp hội một cách hợp lý, phù hợp với điều lệ và chính xác hay không và liệu có phục vụ cho mục đích phi lợi nhuận không.
- Kiểm toán cũng kiểm tra xem tất cả các nghị quyết tài chính của đại hội có được thực hiện hay không.
- Tiếp theo, kiểm toán viên có thể kiểm tra xem hiệp hội có bảo đảm các biện pháp chống thất thoát quỹ hội trước sự lạm dụng quỹ hội có thể xảy ra hay không.

(Xem lại phần đầu:

=> Quy phạm về tài chính đối với hội đoàn cần biết: Chức năng kế toán quỹ và kiểm tóan).

Đức Việt Online