Những chức năng quan trọng về tài chính

Về nguyên tắc, không phải hiệp hội nào cũng bắt buộc phải có kế toán quỹ. Tuy nhiên, mỗi hội đoàn nên có người đảm nhận vị trí này vì thường xảy ra tranh chấp về tiền bạc, không chỉ trong nội bộ mà còn liên quan tới Sở tài chính khi phải báo cáo thuế. Vì vậy, hãy chọn một kế toán quỹ, người sẽ quản lý tài chính của hiệp hội một cách đáng tin cậy và kiểm toán viên, người sẽ giám sát và thông qua quyết toán tài chính của kế toán quỹ.

Những chức năng quan trọng nhất của kết toán quỹ và kiểm toán

-Trước hết, hãy cẩn thận với 2 thuật ngữ: Kế toán quỹ (Schatzmeister hay Kassenwart) quản lý tài chính của hội đoàn. Còn kiểm toán viên là giám sát công việc của kế toán quỹ. Các thuật ngữ kế toán quỹ và kiểm toán viên không bao giờ được nhầm lẫn chức năng hoặc giao cho cùng 1 người đảm nhiệm.

-Đại hội không bắt buộc phải bầu riêng kế toán quỹ, nhưng cần đảm bảo ai chịu trách nhiệm rõ ràng đối với công việc tài chính quan trọng này.

-Kế tóan quỹ có nhiệm vụ quan trọng liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ khai thuế, xử lý các khoản thanh toán, thông báo cho các thành viên về tình hình tài chính và duy trì quỹ hội.

-Kiểm toán viên có chức năng kiểm tra giám sát tài chính đối với kế toán quỹ. Họ phải đảm bảo rằng mọi khoản thu chi đều chính xác và do đó kiểm soát các biện pháp thu chi tài chính của kế toán quỹ. Mặc dù luật pháp không đề cập đến kiểm toán viên nhưng cần phải có họ ở mọi hội đoàn nếu có thu chi tài chính. Người này không được là thành viên Ban Chấp hành và phải làm việc độc lập với kế toán quỹ. Mặt khác, kế toán quỹ thường là ủy viên Ban Chấp hành.

-Kiểm toán viên trình bày báo cáo kiểm toán của mình trước đại hội, dùng làm cơ sở để miễn trách nhiệm đối với thủ quỹ và Ban Chấp hành khi hết nhiệm kì. Việc thông qua báo cáo luôn diễn ra tại đại hội.

-Mặc dù kế toán quỹ và Ban Chấp hành được kiểm toán miễn trách nhiệm khỏi các khiếu nại, nhưng trách nhiệm pháp lý vẫn có thể xảy ra nếu chẳng hạn không phải tất cả thông tin liên quan đều được giải trình đầy đủ.

-Vì vậy, hội đoàn nhất định phải đảm bảo chắc chắn thu chi tài chính, qua đó vừa bảo vệ tài sản của hội đoàn cũng như tài sản riêng của thủ quỹ và Ban Chấp hành không bị tổn thất do thiệt hại tài chính gây ra phải bồi thường cá nhân.

Cần bầu ai làm kế toán quỹ

Kế toán quỹ trong hội đoàn nói chung không bắt buộc, nếu như điều lệ không quy định. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm thực tế, thủ quỹ nên được đại hội bầu hoặc nằm trong Ban Chấp hành. Bởi nếu không thì khó bảo đảm được trách nhiệm. Trong hầu hết các trường hợp, các hội đoàn không đưa ra bất kỳ yêu cầu tối thiểu nào đối với vị trí kế toán quỹ. Tuy nhiên, nên chọn người làm văn phòng ít nhất có kiến ​​thức cơ bản về tài chính. Người am hiểu về tài chính là phù hợp nhất, như nhân viên ngân hàng hoặc nhân viên trong cơ quan thuế hoặc những ứng cử viên xuất sắc. Điều quan trọng nhất là ứng viên phải đáng tin cậy.

Tốt nhất kế toán quỹ nên nằm trong Ban Chấp hành. Kế toán quỹ phải giao dịch với bên ngoài để thực hiện phần lớn nhiệm vụ của mình và nếu cần thiết ký kết hợp đồng hóa đơn thay mặt hội đoàn. Với tư cách là thành viên Ban Chấp hành, kế toán quỹ có thể làm việc chuyên môn một mình. Tuy nhiên, nếu kế toán quỹ không phải là thành viên Ban Chấp hành thì phải có giấy ủy quyền của Ban Chấp hành.

Còn tiếp

Đức Việt Online