Câu hỏi:

Tôi nhận đượclệnh kiểm tra thuế lương của Sở Tài chính và kiểm tra lao động của cơ quan hưu trí Deutsche Rentenversichrung. Steuerberater cho biết phải nộp họ toàn bộ „Bảng ghi chép thời gian làm việc hàng ngày - Dokumentation der täglichen Arbeitszeit“ cho từng nhân viên làm việc. Giấy tờ này tôi không được hướng dẫn, mà tự ghi chép tổng hợp thành bảng giờ làm việc từng ngày cho cả nhà hàng, trong đó phân ô mỗi dòng cho 1 lao động. Tư vấn thuế bảo tôi ghi chép không đúng mẫu, phải phân ra giờ Brutto và giờ Netto, mỗi tháng mỗi người mỗi tờ riêng có chữ ký xác nhận giờ Netto và Brutto của người đó. Vậy có đúng ghi chép thời gian làm việc phải theo mẫu không? Mẫu đó như thế nào? (một độc giả).

Trả lời:

Trách nhiệm ghi chép thời gian làm việc Arbeitszeitaufzeichnung

Theo Luật Lương tối thiểu, đúng như tư vấn thuế hướng dẫn phải phân chia thành giờ Netto và giờ Butto, tức chủ lao động phải cỏ bảng ghi chép thời gian làm việc hàng ngày (giờ bắt đầu, số giờ thực làm việc, tổng số giờ nghỉ giữa chừng, giờ kết thúc) đối với mọi lao động đã đăng ký.

Giờ thực làm việc chính là giờ Netto. Lấy giờ kết thúc trừ đi giờ bắt đầu là giờ Brutto.

Chẳng hạn, người lao động tới nhà hàng lúc10 giờ sáng, 10 giờ - 10 giờ 30 cà phê thay quần áo, 14 giờ 30 - 15 giờ cơm trưa, 20 giờ - 20 giờ 30 bánh ngọt, thay quần áo.

Vậy giờ Brutto = 20 giờ 30 - 10 giờ = 10 giờ 30.

Giờ Netto = 10 giờ 30 - 3x30 phút = 9 giờ.

Phải hoàn thành ghi chép muộn nhất đến hết ngày thứ 7 đối với thời gian làm việc trước đó 7 ngày, nói cách khác, bất cứ ngày nào trong tuần sau cũng phải trình được bảng ghi chép thời gian làm việc cùng ngày của tuần trước đó. (Ai không thể trình được tại chỗ hoặc chậm trễ thời gian ghi chép đều bị coi vi phạm quy định).

Bảng đó phải lưu giữ ít nhất 2 năm và trình khi cơ quan kiểm tra yêu cầu, ngay tại nơi làm việc (chứ không phải về nhà lấy).

Không có quy định pháp lý về mẫu ghi chép, hay cách thức ghi chép bằng tay hay máy tính. Vì vậy có thể ghi tổng hợp như Qúy độc giả mỗi ngày một tờ tập hợp tất cả mọi người, hoặc tách ra mỗi người 1 tờ ghi cả tháng như Steuerberater hướng dẫn. Tuy nhiên bắt buộc phải có chữ ký người lao động. Thiếu nó bị coi là vi phạm quy định.

Có thể tham khảo một mẫu ghi chép thời gian làm việc Arbeitszeitaufzeichnung dưới đây, khá phổ biến hiện nay:

Dokumentation der täglichen Arbeitszeit (Bảng ghi chép thời gian làm việc hàng ngày)

Firma (Doanh nghiệp):........................................................................................

Name des Mitarbeiters (Tên người lao động):......................................................

Pers.-Nr. (Mã số người lao động):................. Monat/Jahr (Tháng/năm):...............

(*) Cột này ghi ký hiệu K = Krank (ốm); U = Urlaub (nghỉ phép); UU = unbezahlter Urlaub (nghỉ không lương); F = Feiertag (nghỉ lễ); SA = Stundenweise abwesend (số giờ vắng mặt); SU = Stundenweise Urlaub (giờ nghỉ phép).

Lưu ý trường hợp đặc biệt

Có thể thực hiện ghi chép đơn giản, chỉ bao gồm tổng số giờ làm việc trong ngày theo điều 1 Quy phạm Ghi chép lương tối thiểu - Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV), nếu: Người lao động làm việc cơ động, không cố định một nơi, như bán đồ ăn mang tới nhà (Lieferung); chủ lao động không thể ấn định trước thời gian bắt đầu và kết thúc công việc, như đi mua hàng; người lao động có thể tự phân chia thời gian làm việc hàng ngày, giờ làm, giờ nghỉ, như khi bán hàng lưu động chẳng hạn.

Giấy tờ cần chuẩn bị sẵn phục vụ cho kiểm tra lương tối thiểu

Bảng ghi chép thời gian làm việc; Hợp đồng lao động hay tài liệu ghi chép nội dung công việc; nếu người lao động làm việc tại các vùng có mức lương tối thiểu khác nhau phải có hồ sơ đó; bảng lương; và chứng nhận đã trả lương như Quittung trả bar hoặc chuyển khoản.

Trong trường hợp số giờ làm việc không cố định

Chẳng hạn, tháng nhiều tháng ít, lương tháng không đổi. Lúc đó, nhà hàng có thể lập bảng tổng hợp qũy thời gian làm việc cả năm cho từng người lao động Arbeitszeitkonto để bù trừ thời gian giữa tháng thiếu và tháng dư giờ làm việc, bảo đảm cho mức lương chia theo giờ bình quân cả năm từ mức lương tối thiểu trở lên.

Kiểm tra và phạt vi phạm lương tối thiểu

Có thể bị phạt tiền tổng cộng đến 500.000 Euro. Ghi chép thời gian làm việc không đúng, không hoàn chỉnh, không kịp thời hay không chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, có thể bị phạt tối đa 30.000 Euro. Nếu bị truy trả, chủ lao động phải đóng bảo hiểm xã hội cho khoản truy trả đó, ngay cả khi người lao động không đòi trả mức chênh lệch với lương tối thiểu. Theo Điều §28 Bộ luật Xã hội quyển IV, khi bị truy thu phí bảo hiểm xã hội, chủ lao động phải đóng toàn bộ phí bảo hiểm xã hội, tức của cả phần chủ lao động lẫn người lao động (hiện 41%).

Những ngoại lệ

Lương tối thiểu chỉ áp dụng cho vợ/chồng hay con cái cùng làm việc trong công ty gia đình khi họ có đăng ký lao động hưởng lương, như bất kỳ lao động nào. Còn không đăng ký, không phải lập bảng ghi chép thời gian làm việc hàng ngày.

Phán quyết toà về thời gian hút thuốc

Giờ Netto tính lương là thời gian làm ra sản phẩm. Không tính thời gian giải lao, hút thuốc, ăn uống, bỏ giữa chừng, đến, về, chờ việc, chuẩn bị cá nhân trước trước và sau công việc... Tuy nhiên quy định này luôn gây tranh cãi. Đôi khi công ty cho phép nhân viên nghỉ giải lao để hút thuốc, hoặc chấp nhận điều đó mà không trừ vào giờ làm việc. Tuy nhiên, chủ lao động có thể thay đổi quy định này bất kì lúc nào. Đó là án quyết của Tòa án Lao động Tiểu bang tại Nürnberg khi thụ lý vụ kiện của một nhân viên lá xe nâng (án số: 2 Sa 132/15). Theo thỏa thuận doanh nghiệp, khi nghỉ giải lao để hút thuốc, nhân viên phải check-out, có nghĩa thời gian đó xem như không làm việc và không được trả lương. Trong 3 tháng đầu sau khi quy định này có hiệu lực, nguyên đơn bị trừ 15 tiếng giải lao vào tiền lương. Nguyên đơn kiện ra tòa với lập luận, từ trước đến nay, nghỉ giải lao để hút thuốc vẫn được tính vào giờ làm việc nên trở thành „luật ngầm“ ở công ty. Tòa bác bỏ lập luận trên, do thời gian nghỉ hút thuốc không đem lại năng suất lao động, trong khi các nhân viên không hút thuốc khác vẫn làm việc. Trừ khi có thỏa thuận trước đó với chủ lao động, nhân viên mới được đòi trả lương khi nghỉ hút thuốc.

Đức Việt Online