Dự phòng bị kiểm tra số dư tiền mặt trong máy tính tiền bất kỳ lúc nào

Trong khuôn khổ kiểm tra máy tính tiền không báo trước, thuế vụ có thể đòi đếm số dư tồn qũy tiền mặt trong máy tính tiền. Số dư tồn qũy tiền mặt đó phải đúng bằng số liệu kế toán lưu trong máy tính tiền. Nếu số tiền mặt kiểm đếm dư thừa nhiều hơn số tiền mặt trong dữ liệu kế toán, thuế vụ có thể ngờ vực số tiền mặt dư thừa đó là doanh thu nhận tiền của khách hàng nhưng không bấm vào máy tính tiền.

Do đó, khi người thu ngân mới bắt đầu ca làm việc cần phải kiểm tra số dư tiền mặt tồn trong máy tính tiền. Trong quá trình bán hàng ngoài thao tác bán hàng phải bấm vào máy, mọi giao dịch tiền mặt khác cũng phải bấm vào ô chức năng kế toán tiếng Đức là Abschöffungtion (nghĩa là hoàn chỉnh, không để lỗ hổng có thể gây hậu quả lạm dụng), như lấy tiền mặt từ máy tính tiền giao một nhân viên đi mua hàng. Nếu không bấm vào máy tính tiền ô Abschöffungtion, thì trong thời gian nhân viên mua hàng vắng mặt, số tiền dư trong máy tính tiền sẽ bị thiếu so với dữ liệu có trong máy. Sau khi nhân viên trở về, nếu còn dư tiền mua hàng, phải được cho vào máy tính tiền và bấm vào ô chức năng nhận tiền mặt Einzahlungsfunktion. Như vậy thông qua 2 lần bấm (2 bút toán) tiền mặt tồn dư trong máy tính tiền đúng bằng dữ liệu kế toán lưu trong máy. Thuế vụ kiểm tra hoàn toàn hài lòng.

Trong các phiên bản máy tính tiền hiện nay, các phần mềm cài đặt đều có tất cả các chức năng cần thiết, và cần được người bán máy tính tiền hoặc chuyên gia hướng dẫn.

Tiền boa (Trinkgeld)

Để giải trình số dư tiền mặt trong máy tính tiền khi bị thuế vụ kiểm tra đột xuất không báo trước, tiền boa khách thưởng cũng phải được bấm vào máy tính tiền.

Cần lưu ý tiền boa khách thưởng trực tiếp cho nhân viên khác với tiền boa thưởng cho doanh nghiệp. Tiền boa thưởng cho nhân viên không tính thuế giá trị gia tăng MwSt, ngược lại tiền thưởng cho doanh nghiệp được cộng vào tiền doanh thu Umsatz của doanh nghiệp. Vì vậy để phân biệt 2 khoản đó đối với số tiền dư tồn trong máy tính tiền, bao nhiêu là tiền thưởng của nhân viên nào (nếu có) cần yêu cầu người bán máy tính tiền cài đặt chức năng trên cho từng nhân viên.

Tài liệu, hồ sơ về máy tính tiền (Verfahrensdokumentation)

Theo sắc lệnh máy tính tiền GoBD, điều bắt buộc là chủ doanh nghiệp phải có đầy đủ hồ sơ hướng dẫn sử dụng máy tính tiền để sẵn nơi đặt máy tính tiền, để bất kỳ thời điểm nào thuế vụ kiểm tra không báo trước cũng có thể trình ngay được cho họ. Về mặt kỹ thuật, phiá bán máy tính tiền phải cung cấp đầy đủ và hướng dẫn doanh nghiệp thao tác sử dung và lưu giữ hồ sơ đó. Thậm chí hồ sơ cũng được lưu giữ điện tử ngay trong máy tính tiền.

Tuy nhiên, quan trọng hơn là tài liệu quy trình của riêng doanh nghiệp. Trong đó, ghi lại tất cả các quy trình thực hiện trong nội bộ doanh nghiệp, như ai chịu trách nhiệm phần công việc nào, hồ sơ hoá đơn chứng từ ai chịu trách nhiệm lưu giữ và để ở đâu.

Sao lưu dữ liệu trong máy tính tiền

Theo sắc lệnh an toàn máy tính tiền Kassensicherungsverordnung, trách nhiệm của chủ doanh nghiệp sử dụng máy tính tiền phải bảo đảm sao lưu dữ liệu trong máy tính tiền đó. Nghĩa là nếu gặp sự cố, dữ liệu trong máy tính tiền bị mất hoặc không thể sử dụng, như lỗi ổ cứng máy tính tiền, trộm cắp mất máy tính tiền, thiệt hại do hỏa hoạn, nước thì phải có dữ liệu sao kê, bởi các sự cố trên cơ quan thuế vụ không coi là bất khả kháng, mà là một thiếu sót nghiêm trọng của người đóng thuế. Họ sẽ tự ấn định thuế dưạ trên kết qủa kiểm tra của họ.

Đề phòng trường hợp trên, các nhà cung cấp máy tính thường chào các phần mềm và kể cả ổ cứng để sao lưu dữ liệu. Thậm chí họ có thể sao lưu đưa lên Internet với mật mã dành riêng cho doanh nghiệp.

(Xem kỳ I: => Bán hàng thu tiền mặt cần biết: Quy định mới bắt buộc đối với máy tính tiền từ ngày 01.07.2022 của Thuế vụ Liên bang Đức - Kỳ I).

Còn tiếp

Đức Việt Online