Thủ tục yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai để mua bán, tặng cho sổ đỏ theo quy định mới

Công ty Luật TNHH Pháp Trị (Đoàn Luật sư TP Hà Nội) trả lời: Việc khai thác thông tin, dữ liệu đất đai là nhu cầu của cá nhân, tổ chức khi thực hiện các giao dịch như mua bán, tặng cho, thừa kế, xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giải quyết tranh chấp.

Từ năm 2026, thủ tục này đã có nhiều thay đổi nhằm đơn giản hóa hồ sơ, cắt giảm thủ tục hành chính và tạo thuận lợi cho người dân.

Nghị quyết số 66.19/2026/NQ-CP đã bãi bỏ thủ tục hành chính về cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai quy định tại điểm i khoản 1 Điều 223 Luật Đất đai 2024; phần VI Phụ lục I Nghị định số 151/2025/NĐ-CP, đồng thời không còn áp dụng Mẫu số 14 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP.

Thay vào đó, việc yêu cầu cung cấp thông tin được thực hiện theo Mẫu số 01A và Mẫu số 01B ban hành kèm theo Nghị định số 13/2018/NĐ-CP theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin.

Do đó, trình tự thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai cũng thay đổi như sau:

Hình thức và hồ sơ yêu cầu

Hình thức yêu cầu: Người yêu cầu có thể gửi Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin trực tiếp tại trụ sở cơ quan nhà nước, hoặc gửi qua mạng điện tử, dịch vụ bưu chính, fax.

Mẫu phiếu yêu cầu: Công dân sử dụng Mẫu số 01a; tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 01b được ban hành kèm theo Nghị định 13/2018/NĐ-CP.

Nội dung phiếu yêu cầu: Phải thể hiện rõ họ tên, địa chỉ, số định danh cá nhân/hộ chiếu; tên văn bản, hồ sơ, tài liệu đất đai cần cung cấp; mục đích và hình thức nhận thông tin.

Tiếp nhận và xử lý yêu cầu

Tiếp nhận: Cơ quan nhà nước có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu và vào Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu. Đối với yêu cầu hợp lệ, cơ quan sẽ gửi Phiếu tiếp nhận yêu cầu (Mẫu số 02) cho người yêu cầu.

Thông báo giải quyết: Cơ quan nhà nước gửi Phiếu giải quyết yêu cầu (Mẫu số 03) để thông báo về thời hạn, địa điểm, hình thức cung cấp thông tin và các khoản chi phí thực tế phát sinh (nếu có).

Trường hợp từ chối: Nếu thông tin thuộc bí mật nhà nước hoặc không thuộc trách nhiệm cung cấp, cơ quan phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do theo Mẫu số 05.

Thời hạn giải quyết

Thời hạn được phân loại dựa trên tính chất của thông tin dữ liệu đất đai:

Thông tin đơn giản có sẵn:

Cung cấp ngay nếu yêu cầu trực tiếp tại trụ sở.

Chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ nếu yêu cầu qua mạng, bưu chính.

Thông tin phức tạp:

• Chậm nhất là 10 ngày làm việc nếu yêu cầu trực tiếp.
• Chậm nhất là 15 ngày làm việc nếu yêu cầu qua mạng, bưu chính.
• Trường hợp cần thêm thời gian để xem xét, tìm kiếm, cơ quan có thể gia hạn nhưng không quá thời hạn ban đầu (10 hoặc 15 ngày) và phải thông báo bằng văn bản.

Chi phí cung cấp dữ liệu đất đai

Người yêu cầu phải trả phí khai thác và sử dụng tài liệu đất đai theo biểu mức thu tại Thông tư 56/2024/TT-BTC.

Một số mức thu tiêu biểu:

• Thông tin thửa đất (đầy đủ): 45.000 đồng/thửa.
• Bản đồ địa chính: Từ 150.000 đến 1.000.000 đồng/mảnh tùy tỉ lệ.
• Hồ sơ đăng ký đất đai (scan): 8.200 đồng/trang (từ trang thứ 6 là 900 đồng/trang).
• Người yêu cầu phải trả chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin và các khoản phí theo quy định trước khi được cung cấp dữ liệu.
• Hình thức nhận thông tin

Dữ liệu đất đai có thể được cung cấp qua các hình thức:

• Trực tiếp đọc, xem, ghi chép, sao chép, chụp tài liệu tại trụ sở cơ quan.
• Nhận bản sao, bản chụp qua mạng điện tử (email, tập tin đính kèm, mã truy cập).
• Nhận bản sao, bản chụp qua dịch vụ bưu chính, fax.

Thủ tục hỗ trợ khi Nhà nước thu hồi đất nông nghiệp

Người dân có đất nông nghiệp bị thu hồi cần liên hệ cơ quan quản lý đất đai địa phương để hướng dẫn thủ tục hỗ trợ chuyển đổi nghề.

Một người dân có hộ khẩu thường trú tại Hà Nội, làm lao động tự do, đồng thời có đất nông nghiệp và trực tiếp sản xuất tại tỉnh Thái Nguyên. Hiện diện tích đất này thuộc trường hợp Nhà nước thu hồi.

Theo phản ánh, để được xem xét hỗ trợ đào tạo, chuyển đổi nghề và tìm kiếm việc làm, cơ quan thực hiện giải phóng mặt bằng hướng dẫn người dân xin xác nhận tại UBND cấp xã nơi cư trú về việc không có thu nhập thường xuyên, không hưởng lương từ ngân sách Nhà nước.

Bên cạnh đó, người dân được yêu cầu liên hệ UBND phường nơi có đất nông nghiệp để xin xác nhận là cá nhân trực tiếp sản xuất nông nghiệp và có thu nhập ổn định từ hoạt động sản xuất nông nghiệp.

Người dân đã được chính quyền nơi cư trú xác nhận theo hướng dẫn. Tuy nhiên, khi làm thủ tục tại địa phương nơi có đất, UBND phường chỉ xác nhận người này có đất nông nghiệp trên địa bàn, không xác nhận nội dung có thu nhập từ sản xuất nông nghiệp.

Từ trường hợp trên, người dân đề nghị cơ quan có thẩm quyền làm rõ việc yêu cầu các giấy xác nhận như trên có phù hợp quy định hay không, đồng thời hướng dẫn thủ tục để được nhận khoản hỗ trợ khi Nhà nước thu hồi đất.

Trả lời phản ánh, Cục Quản lý đất đai, Bộ Nông nghiệp và Môi trường cho biết, trình tự, thủ tục bồi thường, hỗ trợ, tái định cư và thu hồi đất đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 15 Nghị định số 49/2026/NĐ-CP ngày 31.1.2026 của Chính phủ.

Theo quy định, UBND cấp tỉnh có trách nhiệm ban hành trình tự, thủ tục hành chính về bồi thường, hỗ trợ, tái định cư và thu hồi đất đối với các trường hợp quy định tại Điều 14 Nghị định số 49/2026/NĐ-CP. Thời hạn ban hành chậm nhất là ngày 1.7.2026.

Trong thời gian địa phương chưa ban hành quy định mới, UBND cấp tỉnh quyết định áp dụng trình tự, thủ tục về bồi thường, hỗ trợ, tái định cư và thu hồi đất theo quy định của pháp luật trước thời điểm Nghị định số 49/2026/NĐ-CP có hiệu lực.

UBND cấp tỉnh cũng có thể quyết định trình tự, thủ tục hành chính về đất đai đối với từng trường hợp cụ thể.

Cục Quản lý đất đai cho rằng, nội dung phản ánh thuộc trường hợp cụ thể tại địa phương. Do đó, người dân cần liên hệ cơ quan có chức năng quản lý đất đai tại tỉnh Thái Nguyên hoặc cơ quan thực hiện công tác bồi thường, giải phóng mặt bằng để được kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn theo quy định do UBND cấp tỉnh ban hành hoặc quyết định áp dụng.

Đất thực tế 669m2, sổ đỏ chỉ ghi 380m2 đất ở + vườn: Có được xác định lại đất ở?

Đối với thửa đất ở có vườn, ao đã được cấp sổ đỏ trước ngày 1/7/2004, nếu tại thời điểm cấp sổ có một trong các loại giấy tờ theo quy định thì khi người sử dụng đất có nhu cầu hoặc khi Nhà nước thu hồi đất sẽ được xác định lại diện tích đất ở.

Theo phản ánh, người dân được thừa kế thửa đất từ bố mẹ. Gia đình đã sử dụng thửa đất làm nơi ở từ năm 1973, thuộc diện đất ở trước năm 1980.

Năm 1995, UBND xã cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ), trong đó ghi diện tích "đất ở + vườn" là 380m2. Tuy nhiên, kết quả đo đạc địa chính sau này xác định diện tích thực tế của thửa đất là 669,2m2.

Ngày 29/12/2025, người dân nộp hồ sơ đề nghị thu hồi giấy chứng nhận đã cấp lần đầu do người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất phát hiện, đồng thời đề nghị cấp lại giấy chứng nhận sau khi thu hồi.

Tuy nhiên, theo phản ánh, cán bộ địa chính cấp xã trả lời rằng diện tích đất ở khi cấp lại vẫn chỉ được xác định là 380m2, căn cứ theo sổ mục kê ruộng đất.

Người dân băn khoăn cách trả lời này có đúng quy định không, bởi theo tìm hiểu, đối với đất ở có từ trước năm 1980, nếu không có tranh chấp và không thay đổi hiện trạng thì diện tích đất ở có thể được xác định tối đa bằng 5 lần hạn mức giao đất ở.

Tại địa phương, hạn mức giao đất ở là 200m2. Do đó, người dân muốn biết mình có thuộc trường hợp được xác định lại diện tích đất ở hay không và cần thực hiện thủ tục như thế nào.

Trả lời vấn đề này, Bộ Nông nghiệp và Môi trường đề nghị người dân kiểm tra lại thông tin về việc UBND xã đã cấp giấy chứng nhận vào năm 1995.

Theo Bộ, nếu đúng tại thời điểm đó UBND xã là cơ quan cấp giấy chứng nhận thì việc cấp này không đúng thẩm quyền, thuộc trường hợp phải thu hồi và cấp lại giấy chứng nhận theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 152 Luật Đất đai.

Về việc xác định lại diện tích đất ở, Bộ viện dẫn quy định tại khoản 6 Điều 141 Luật Đất đai.

Theo đó, đối với thửa đất ở có vườn, ao, đất thổ cư đã được cấp giấy chứng nhận trước ngày 1/7/2004, nếu tại thời điểm cấp giấy chứng nhận có một trong các loại giấy tờ quy định tại các khoản 1, 2, 3, 5, 6 và 7 Điều 137 của Luật Đất đai thì khi người sử dụng đất có nhu cầu hoặc khi Nhà nước thu hồi đất sẽ được xác định lại diện tích đất ở.

Bộ Nông nghiệp và Môi trường đề nghị người dân nghiên cứu kỹ các quy định nêu trên. Trường hợp đáp ứng đủ điều kiện để xác định lại diện tích đất ở, người dân cần liên hệ cơ quan có thẩm quyền tại địa phương để được hướng dẫn cụ thể về trình tự, thủ tục thực hiện.

Quét dữ liệu đất đai gặp khó khi sổ đỏ người dân đang thế chấp ngân hàng

Quá trình làm sạch dữ liệu đất đai còn gặp khó khăn nhất định, khi nhiều hộ dân không có bản gốc sổ đỏ do đang thế chấp ngân hàng.

Đến giữa tháng 7.2026, nhiều địa phương ở Hà Nội đang bước vào cao điểm triển khai Chiến dịch 45 ngày làm sạch dữ liệu đất đai.

Tại xã Kiều Phú, chính quyền địa phương xác định đây là nhiệm vụ trọng tâm nhằm đẩy nhanh tiến độ xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai đồng bộ, thống nhất, tạo nền tảng cho chuyển đổi số trong lĩnh vực quản lý đất đai.

Những ngày qua, UBND xã Kiều Phú đang tập trung huy động tối đa nhân lực, phương tiện triển khai chiến dịch này.

Cán bộ địa chính phối hợp với các tổ công tác tiến hành đối chiếu thông tin trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (hay còn gọi là sổ đỏ) với dữ liệu số, quét căn cước công dân của người sử dụng đất, xác định chính xác vị trí thửa đất trên bản đồ số và thực hiện cập nhật, đồng bộ dữ liệu lên hệ thống VILIS theo đúng quy trình.

Không chỉ đặt mục tiêu hoàn thành tiến độ theo kế hoạch, xã Kiều Phú còn xác định chất lượng dữ liệu là yếu tố then chốt, hướng tới xây dựng cơ sở dữ liệu đạt tiêu chuẩn "đúng, đủ, sạch, sống", đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, cung cấp dịch vụ công trực tuyến và giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường số.

Chính quyền xã đã huy động đồng bộ các lực lượng, ứng dụng hiệu quả công nghệ số trong quá trình kiểm tra, xác minh và cập nhật dữ liệu, góp phần đẩy nhanh tiến độ, giảm thiểu sai sót và từng bước hình thành cơ sở dữ liệu đất đai thống nhất, đồng bộ trên toàn địa bàn.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, không ít các tổ công tác tại các thôn còn gặp những khó khăn, vướng mắc nhất định như: Việc đẩy các thông tin lên hệ thống đôi khi còn bị gián đoạn do đường truyền, nhiều giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp từ năm 2004 trở về trước cần phải đối chiếu với bản đồ 2 cấp để lấy thông tin trước khi nhập dữ liệu vào hệ thống; cùng với đó nhiều hộ dân không có bản gốc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do đang thế chấp với ngân hàng…

Còn tại xã Quốc Oai, toàn xã có 21.448 thửa đất thuộc diện phải thực hiện làm sạch dữ liệu (không bao gồm đất công).

Đến 22h ngày 15.7, đã có 18.375 thửa hoàn thành hồ sơ quét, còn 3.073 thửa cần tiếp tục thực hiện; 19.055 thửa đã xác minh thông tin chủ sử dụng đất, còn 2.393 thửa chưa hoàn thành; 9.226 thửa đã được liên kết dữ liệu không gian trên bản đồ địa chính, còn 12.222 thửa cần tiếp tục cập nhật.

Theo thống kê, tỉ lệ làm sạch dữ liệu đối với đất phi nông nghiệp đạt khoảng 67%, đất nông nghiệp đạt 6%, cho thấy khối lượng công việc được triển khai rất lớn trong thời gian ngắn.

Bên cạnh những kết quả tích cực, quá trình triển khai Chiến dịch vẫn còn gặp không ít khó khăn.

Mặc dù xã đã chuyển 10.679 thửa đất để cập nhật nhưng đến ngày 15.7, hệ thống VILIS mới cập nhật được 8.590 thửa, ảnh hưởng đến việc theo dõi tiến độ thực hiện.

Một số thời điểm, phần mềm thu thập dữ liệu hoạt động chậm, quá tải hoặc không thể truy cập khiến việc nhập liệu bị gián đoạn.

Xã cũng đang thiếu 26 tài khoản sử dụng phần mềm cho các thành viên tổ công tác, trong khi nhiều vướng mắc về chuyên môn đã được tổng hợp, báo cáo Sở Nông nghiệp và Môi trường nhưng chưa được hướng dẫn giải quyết kịp thời.

Việc đối chiếu số thửa giữa bản đồ theo mô hình chính quyền ba cấp và bản đồ theo chính quyền địa phương hai cấp còn gặp nhiều khó khăn; danh sách thửa đất và bản đồ chưa đồng bộ, gây mất nhiều thời gian cho lực lượng trực tiếp rà soát tại cơ sở. Bên cạnh đó, cơ chế, định mức và nguồn kinh phí chi trả cho lực lượng tham gia Chiến dịch hiện vẫn chưa được hướng dẫn cụ thể, trong khi khối lượng công việc rất lớn và yêu cầu hoàn thành trong thời gian ngắn.

Để bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ, UBND xã Quốc Oai đã đề nghị Sở Nông nghiệp và Môi trường, Văn phòng Đăng ký đất đai Hà Nội sớm đẩy nhanh việc cập nhật dữ liệu trên hệ thống VILIS; khắc phục các lỗi phần mềm, nâng cấp năng lực xử lý, bổ sung tài khoản cho các tổ công tác; đồng thời sớm hướng dẫn giải quyết các khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện và có cơ chế bảo đảm kinh phí cho lực lượng trực tiếp tham gia Chiến dịch.

Lời cha mẹ dặn trước khi mất khiến 8 anh chị em tranh chấp hơn 4.000m2 đất

Cha mẹ qua đời không để lại di chúc mà chỉ dặn người con út quản lý ba thửa đất để sau này hỗ trợ các anh chị em khi gặp khó khăn. Chính cách hiểu khác nhau về lời dặn của cha mẹ đã dẫn đến vụ tranh chấp giữa 8 anh chị em.

Lời dặn của cha mẹ và cách hiểu trái ngược của các con

Theo trình bày của bà V. (ngụ tỉnh Tây Ninh), cha mẹ bà có 8 người con. Khi còn sống, cha mẹ bà đã phân chia phần lớn đất đai cho các con, mỗi người tự kê khai và làm thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Tuy nhiên, vẫn còn ba thửa đất với tổng diện tích hơn 4.360m2 chưa được cấp giấy chứng nhận.

Bà V. cho rằng phần đất này chưa từng được cha mẹ tặng cho riêng ai mà chỉ giao cho người con út quản lý, kèm theo lời dặn rằng sau này nếu người nào trong gia đình gặp khó khăn thì có thể về sinh sống.

Năm 1990, bà Đ. (em gái của bà V.) xin người con út cho cất nhà. Ban đầu, bà Đ. chỉ được cất nhà tạm, nhưng sau đó mở rộng diện tích sử dụng. Tiếp đó, bà Đ. đi kê khai, đăng ký để làm thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng không được. Khi các anh chị em trong gia đình phát hiện sự việc thì mâu thuẫn phát sinh.

Theo bà V., sau khi cha mẹ đều qua đời (cha mất năm 1987, mẹ mất năm 2006) mà không để lại di chúc, ba thửa đất này phải được xem là di sản chung để chia đều cho 8 người con theo quy định pháp luật.

Ngược lại, bà Đ. khẳng định cha mẹ đã chia toàn bộ diện tích đất tranh chấp cho bà từ năm 1985. Theo bà Đ., do hoàn cảnh khó khăn và không am hiểu thủ tục hành chính nên nhiều năm bà chưa làm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Bà cũng cho biết đã xây nhà trên đất từ năm 1990. Ngoài ra, bà đã canh tác, trồng cây lâu năm ổn định hơn 30 năm mà không ai tranh chấp. Một phần diện tích còn được bà nhận chuyển nhượng bằng giấy viết tay từ một người chị trong gia đình.

Trong quá trình giải quyết vụ án, các anh chị em có quan điểm không thống nhất. Một số người đồng ý chia thừa kế theo pháp luật và đề nghị ưu tiên giao phần đất có căn nhà cho bà Đ. đang sinh sống. Ngược lại, một số người xác nhận cha mẹ đã cho riêng bà Đ. toàn bộ diện tích từ nhiều năm trước nên không đồng ý coi đây là di sản thừa kế.

Vì sao người quản lý đất được hưởng phần nhiều hơn?

Tại phiên tòa sơ thẩm, TAND huyện Gò Dầu (nay là TAND khu vực 12 - Tây Ninh) nhận định ba thửa đất vẫn có nguồn gốc là tài sản do cha mẹ để lại và chấp nhận một phần yêu cầu khởi kiện của bà V.

Tòa quyết định chia hiện vật đối với một phần đất cho bà V. và người con út, đồng thời giao phần lớn diện tích còn lại cùng căn nhà và cây trồng trên đất cho bà Đ. tiếp tục quản lý, sử dụng nhằm bảo đảm ổn định cuộc sống.

Do giá trị tài sản mà các đồng thừa kế được nhận không bằng nhau, tòa buộc các bên thanh toán phần chênh lệch bằng tiền cho những người còn lại.

Không đồng ý với phán quyết trên, bà Đ. kháng cáo.

Tại phiên tòa phúc thẩm, Hội đồng xét xử TAND tỉnh Tây Ninh nhận định, mặc dù bà Đ. cho rằng cha mẹ đã cho riêng toàn bộ diện tích đất từ năm 1985 nhưng bà không đưa ra được chứng cứ chứng minh.

Hồ sơ địa chính thể hiện các thửa đất đã được cha mẹ và người con út kê khai, trong khi những phần đất thực sự được tặng cho bà Đ. trước đây đều đã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất từ năm 1996. Việc bà Đ. cho rằng diện tích đất tranh chấp nằm trong phần đất đã được cho nhưng bị bỏ sót khi đăng ký là không có căn cứ.

Tòa cũng bác lập luận của bà Đ. về việc nhận chuyển nhượng một phần đất từ một người chị trong gia đình bằng giấy viết tay. Theo tòa phúc thẩm, tại thời điểm chuyển nhượng, người chị không có quyền định đoạt phần đất này vì đây vẫn là tài sản của cha mẹ, nên giao dịch không có giá trị pháp lý.

Đáng chú ý, TAND tỉnh Tây Ninh xác định thời hiệu khởi kiện chia di sản đối với phần tài sản của người cha đã hết theo quy định tại Điều 623 Bộ luật Dân sự 2015. Vì vậy, di sản thuộc về người thừa kế đang quản lý di sản theo quy định là bà Đ. Riêng phần di sản của người mẹ vẫn còn thời hiệu để yêu cầu chia thừa kế.

Do bà Đ. đã trực tiếp quản lý, sử dụng đất, xây dựng nhà cửa, trồng cây lâu năm và gìn giữ tài sản suốt nhiều năm nên việc cấp sơ thẩm dành cho bà phần hưởng nhiều hơn các đồng thừa kế khác là phù hợp.

Trên cơ sở đó, tòa phúc thẩm giữ nguyên phương án giao phần lớn diện tích đất cùng toàn bộ nhà cửa, cây trồng cho bà Đ. tiếp tục sử dụng, đồng thời buộc bà thanh toán giá trị chênh lệch cho các đồng thừa kế còn lại.

Nguồn: Lao Động; Vietnamnet