Trách nhiệm cá nhân

Tất cả chứng từ hoá đơn thanh toán mua bán hàng hoá hoặc dịch vụ liên quan đến đất đai, nhà cửa, như mua vật liệu, thuê thợ sửa chữa.v.v. theo luật định phải lưu giữ ít nhất 2 năm. Thời hạn lưu giữ không bắt đầu từ ngày thanh toán, mà tính từ ngày cuối cùng của năm đã thanh toán đó. Trong trường hợp phải giải trình, nếu không trình được các chứng từ trên, sẽ bị phạt tới 500 Euro. Đối với doanh nhân, mức phạt có thể lên đến 5.000 Euro.

Lưu giữ dài hạn

Những người có thu nhập qúa ngưỡng 500.000 Euro/năm theo quy định tại điều §2 đoạn (1) điểm 4-7, Luật thuế Thu nhập, có trách nhiệm lưu giữ chứng từ hoá đơn chứng nhận thu nhập, cũng như các chứng từ chi phí khấu trừ vào thu nhập, trong 6 năm liền. Nếu vợ chồng khai thuế thu nhập chung, tổng thu nhập vợ chồng gộp lại cao hơn mức 500.000 Euro, thì ngưỡng 500.000 Euro được áp dụng cho người có thu nhập riêng cao nhất. Ví dụ, chồng có thu nhập 600.000 Euro, vợ thua lỗ 450.000 Euro, tổng thu nhập chỉ còn 150.000 Euro, nhưng thu nhập người chồng cao hơn người vợ và vượt quá ngưỡng 500.000 Euro, nên vẫn phải chịu trách nhiệm lưu giữ chứng từ hoá đơn của cả hai trong thời hạn 6 năm.

Lưu giữ hoá đơn

Trách nhiệm lưu giữ hoá đơn cá nhân, pháp luật không bắt buộc, song những giấy tờ này có thể là bằng chứng quyết định khi xảy ra tranh chấp trong quá trình bảo hành hoặc chứng minh số tiền đã được thanh toán. Vì vậy, nên lưu giữ các loại giấy tờ này theo những quy định pháp lý áp dụng cho các đối tượng kinh doanh, như giấy đòi thanh toán các hợp đồng mua bán hoặc thuê thợ có thời hạn lưu giữ 3 năm, bắt đầu từ ngày cuối cùng của năm đã ký hợp đồng đó. Ngược lại, thời hạn bảo hành cho người tiêu dùng kéo dài 2 năm, thời hạn bảo hành cho hợp đồng xây dựng là 5 năm tính từ ngày ký hợp đồng. Mua bán đồ cũ, nếu có hợp đồng thoả thuận, thời hạn bảo hành rút xuống còn 1 năm. Vì vậy, các chứng từ mua bán sẽ phải lưu giữ hết thời hạn trên.

Đề phòng khi bị trộm

Không nên vứt hợp đồng mua bán và biên lai những đồ đạc đắt giá trong gia đình trước khi hết thời hạn bảo hành. Giấy thanh toán những đồ đạc quý giá được liệt kê trong hợp đồng bảo hiểm nội thất nên giữ lại, chừng nào những đồ vật này còn tồn tại. Nếu bị trộm, người mua bảo hiểm có thể chứng minh một cách dễ dàng giá trị của chúng.

Sẵn sàng trong mọi tình huống

Các nhà thầu xây dựng cũng như thợ sửa chữa nhà cửa phải bảo hành sản phẩm, dịch vụ của họ trong 5 năm, do đó nên giữ những giấy tờ thanh toán loại này ít nhất cũng lâu như vậy. Cẩn thận hơn, những giấy tờ thanh toán đó nên lưu giữ cho đến khi bán bất động sản. Lúc đó dễ dàng chứng minh được tiền đầu tư và bảo trì chúng.

Chứng từ giao dịch ngân hàng

Đối với cá nhân phải lưu giữ trong 3 năm, đối với người kinh doanh phải lưu giữ 10 năm, để khi cần có thể chứng minh được lý do trả tiền, số tiền và thời điểm thanh toán. Nên giữ biên lai ngân hàng (Kontoauszug) thanh toán các hợp đồng, giao dịch tài chính quan trọng, lâu hơn thời hạn, đề phòng hợp đồng hoặc giấy tờ mất có thể dùng nó làm bằng chứng. Thời hạn ngân hàng lưu giữ biên lai của khách hàng là 30 năm, nếu phát hiện thấy ngân hàng thu tiền sai, khách hàng có thể đòi lại được, và có thể yêu cầu họ cung cấp biên lai trong vòng 30 năm trở lại bất cứ lúc nào, nhưng phải trả lệ phí. Quy định trên có tác dụng đối với cả giao dịch về sổ tiết kiệm và tín dụng.

Giấy tờ khai thuế

Tất cả chứng từ hoá đơn có dính dáng tới thuế cũng như quyết định thuế phải lưu giữ 10 năm. Trong thời hạn này, Sở Tài chính có thể kiểm tra chúng bất cứ lúc nào.

Giấy tờ chứng thực khám chữa bệnh

Thời hạn bác sỹ đòi thanh toán hoá đơn là 3 năm, tính từ ngày cuối của năm bệnh nhân điều trị. Trong khi đó, quyền đòi bồi thường thiệt hại do điều trị sai có thời hạn 30 năm. Vì vậy, nên giữ các giấy tờ chứng thực khám chữa bệnh lâu dài.

Hợp đồng thuê nhà

Sau khi chấm dứt thuê nhà, hợp đồng thuê, giấy tờ giao nhận nhà phải lưu giữ trong 3 năm. *** Lưu giữ vĩnh viễn

Bảng lương, bằng đào tạo, giấy chứng nhận nộp bảo hiểm, hợp đồng lao động, phải được lưu lại ít nhất đến khi về hưu, nhưng tốt nhất nên lưu giữ trọn đời. Cơ quan bảo hiểm hưu trí phải lưu giữ những dữ liệu này, nhưng bản thân mình cũng phải lưu giữ phòng xảy ra sai lệch để đối chiếu, khi tính tiền hưu trí sau này. Nên kopie những giấy tờ quan trọng phải lưu giữ suốt đời như: Chứng minh thư, hộ chiếu, bằng lái xe, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử của thân nhân, chứng chỉ, bằng tốt nghiệp v.v.

Đức Việt Online