CÂU HỎI

Nhà hàng chúng tôi nhận được giấy của Sở Lao động (Bundesagentur für Arbeit) gửi tới, yêu cầu chuẩn bị hồ sơ để kiểm tra tổng kết tiền Kug. Phần hướng dẫn có liệt kê những hồ sơ phải nộp, gồm (1) Tài khoản tiền lương (Lohnkonto), (2) Giấy ghi chép thời gian làm việc (Arbeitszeitnachweise), (3) Biên lai nhận tiền mặt hoặc chuyển ngân (Auszahlungsnachweise), (4) bảng tính lương (Entgeltabrechnungen).

Ngoài ra phải trình những giấy tờ liên quan tới thoả thuận giữa chủ động và người lao động, gồm: (1) Hợp đồng lao động đối với người hưởng tiền Kug, (2) Hợp đồng lao động tập thể (nếu có), (3) Thoả thuận riêng với từng người lao động về đệ đơn xin tiền Kug.

Hồ sơ liên quan tới nghỉ việc (Arbeitsausfall) cũng có thể bị kiểm tra, gồm: (1) các biện pháp để tránh hoặc giảm tiền Kug, (2) Hợp đồng giao dịch kinh doanh mua bán, (3) Các đánh giá tài chính về kết qủa kinh doanh của doanh nghiệp.

Chúng tôi nhờ Quý Toà soạn hướng dẫn thêm những gì cần chú ý trong việc chuẩn bị hồ sơ trên. (Nghong...@gmail.com).

TRẢ LỜI

Để có thể cấp tiền Kug nhanh chóng cho doanh nghiệp, đơn xin cấp tiền Kug do doanh nghiệp đệ trình được Sở Lao động (BA) chấp nhận tạm thời, cấp tiền trước theo đơn. Quyết định kiểm tra tổng kết tiền Kug mà Qúy độc giả nhận được chính là lần kiểm tra cuối cùng gọi là kiểm tra quyết toán, thừa thì bị đòi trả lại, thiếu thì được cấp thêm, tiếng Việt gọi là quyết toán, tiếng Đức gọi là Abschlussprüfung (kiểm tra tổng kết, tức là quyết toán).

Quy trình cấp tiền Kug

Khác với các chính sách hỗ trợ khác, tiền Kug được thực hiện qua từng bước như sau:

- Bước 1: Đệ đơn xin duyệt cho hưởng quy chế tiền Kug

Đầu tiên, chủ lao động thoả thuận rút ngắn thời gian làm việc với người lao động (Vereinbarung mit den Arbeitern/innen hay Kurzarbeit – betriebliche Einheitsregelung). Điều đó có thể được thực hiện thông qua một thỏa thuận với Hội đồng Xí nghiệp Betriebsrat đại diện cho người lao động. Nếu không có Hội đồng xí nghiệp, thỏa thuận đó phải được ký kết với từng người lao động. Sau đó doanh nghiệp đệ trình lên BA Bản Thoả thuận rút ngắn thời gian lao động kèm Đơn Trình báo rút ngắn thời gian làm việc Anzeige über Arbeitsausfall.

- Bước 2: Duyệt Đơn Trình báo

BA kiểm tra xem các điều kiện cơ bản hưởng tiền Kug có được đáp ứng hay không. Nếu đáp ứng sẽ ra quyết định phê duyệt tạm thời Đơn Trình báo.

- Bước 3: Trả tiền lương và tiền Kug

Tiền Kug được tính cho từng tháng. Chủ lao động có thể trả tiền lương cho công việc thực tế người lao động đã làm và tiền Kug cho thời gian bị rút ngắn, tách biệt hoặc cộng với nhau, tại thời điểm cuối tháng hoặc đầu tháng sau theo thoả thuận cụ thể giữa 2 bên.

- Bước 4: Đơn xin cấp tiền Kug (Antrag auf Kug) được đệ trình cho từng tháng gửi Sở Lao động

Hàng tháng, chủ Lao động nộp đơn xin cấp tiền Kug cho BA. Cần lưu ý, nếu tiền Kug bị gián đoạn từ 3 tháng trở lên, sau đó lại xin tiền Kug, thì phải làm mọi thủ tục như lần đầu tiên hưởng tiền Kug (tuần tự theo 3 mục trên).

- Bước 5: Quyết toán

Khi tất cả người lao động không còn bị rút ngắn thời gian làm việc, thì BA sẽ tiến hành kiểm tra tổng hợp toàn bộ thời kỳ cấp tiền Kug cho doanh nghiệp (kiểm tra quyết toán Abschlussprüfung) tính chất phần nào tương tự như kiểm tra thuế.

Phục vụ cho kiểm tra quyết toán, Sở Lao động yêu cầu cung cấp các tài liệu Kurzarbeit, bằng chứng hoặc hoá đơn chứng từ liên quan để kiểm tra. Điạ điểm kiểm tra có thể tại doanh nghiệp hoặc tại văn phòng tư vấn thuế hoặc tại cơ sở khai báo thuế lương cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể chuyển chứng từ qua cổng thông tin điện tử của BA (bằng tiếng Đức) => Upload-Service. Kết thúc kiểm tra quyết toán, doanh nghiệp sẽ nhận được bản quyết toán chính thức về số tiền Kug mà doanh nghiệp được quyền hưởng. Nếu thực tế đã nhận nhiều hơn thì phải hoàn trả, ít hơn so với quyết toán thì được cấp bù.

Những vấn đề doanh nghiệp và người lao động cần biết khi kiểm tra quyết toán tiền Kug

1- Sự cần thiết phải kiểm tra quyết toán

Tiền Kug do chủ lao động (hoặc bên thứ 3, như tư vấn thuế, kế toán...) tính toán theo mẫu hướng dẫn, sau đó gửi cho BA. Chủ lao động tự trả tiền Kug cho người lao động, trước hoặc sau khi nhận được tiền Kug. Để chủ lao động trả kịp thời tiền Kug cho người lao động, tiền Kug được BA thanh toán tạm thời trước cho chủ lao động, quyết toán sau. Sau khi kết thúc Kurzarbeit, tiền Kug được BA kiểm tra tổng hợp toàn bộ thời gian nhận tiền Kug và ra bản quyết toán ấn định tổng số tiền Kug được hưởng.

Với quyết toán đó, BA muốn tiền Kug đã được BA đảm bảo thanh toán chính xác. Luật tiền Kug có từ trước hiện áp dụng đối với Covid-19 không có gì thay đổi.

Nhiều doanh nghiệp không quen với Luật tiền Kug và lần đầu tiên đệ đơn xin cấp tiền Kug. Vì vậy, không thể loại trừ lỗi có thể xảy ra khi tính tiền Kug trong đơn đệ trình. Lỗi này cần được sửa chữa bằng biện pháp kiểm tra quyết toán lần cuối cùng.

2- Tất cả cả các doanh nghiệp đệ đơn xin tiền Kug, BA đều phải kiểm tra quyết toán

Để đối xử với tất cả các doanh nghiệp bình đẳng, BA thực hiện kiểm tra quyết toán tất cả các doanh nghiệp đệ đơn xin cấp tiền Kug. Quá trình thực hiện dựa trên tình hình Covid-19 tác động xấu tới thị trường lao động buộc phải áp dụng tiền Kug tới lúc nào.

3- Quy trình áp dụng Luật giảm thời gian làm việc và đệ đơn xin hưởng tiền Kug đối với doanh nghiệp

Đầu tiên, giảm thời gian làm việc tiến hành bằng một thỏa thuận giữa chủ lao động với Hội đồng Xí nghiệp Betriebsrat (được coi đại diện cho người lao động) hoặc với từng người lao động nếu không có Hội đồng Xí nghiệp. Sau đó chủ lao động phải đệ trình lên BA Bản Thoả thuận rút ngắn thời gian lao động kèm Đơn Trình báo rút ngắn thời gian làm việc Anzeige über Arbeitsausfall. Tiền Kug chỉ được cấp cho quãng thời gian thỏa thuận giảm bớt thời gian làm việc, nếu giảm thời gian làm việc là bắt buộc trong điều kiện của doanh nghiệp.

Chủ lao động hàng tháng phải tính lương cho những giờ thực tế làm việc và những giờ buộc phải nghỉ việc được BA trả bằng tiền Kug theo một chương trình tính lương lập trình sẵn. Tiếp đó, chủ lao động nộp đơn xin cấp tiền Kug cho BA và nhận được tiền Kug theo đơn đệ trình đã được BA duyệt và cấp tiền. Sau khi kết thúc thời gian giảm giờ làm việc như trong đơn đệ trình thì BA sẽ kiểm tra quyết toán tiền Kug. Kết quả kiểm tra sẽ đưa ra số liệu chính thức về mức tiền Kug chính thức được cấp.

4- Quy trình BA kiểm tra quyết toán

Sau khi kết thúc lao động rút ngắn thời gian làm việc Kurzarbeit, doanh nghiệp sẽ nhận được công văn từ BA yêu cầu nộp hồ sơ cần thiết cho họ kiểm tra, theo quy trình như sau.

- Nếu BA định kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp, họ sẽ gửi thông báo cho doanh nghiệp trong đó có lịch giờ, ngày, tháng kiểm tra.

- Các tài liệu liên quan tới quyết định tiền Kug doanh nghiệp phải gửi đến BA qua đường bưu điện tới điạ chỉ ghi trong thông báo.

- Hồ sơ sẽ được rà soát và kiểm tra đầy đủ. Trong trường hợp cần hỏi, BA sẽ liên hệ với doanh nghiệp.

- Kết qủa kiểm tra có thể dẫn đến doanh nghiệp phải sửa bản tính toán tiền Kug. Nếu không có chương trình máy tính hỗ trợ tính toán, thì doanh nghiệp phải dùng biện pháp thủ công.

- Sau khi kết thúc kiểm tra, doanh nghiệp sẽ nhận được bản quyết toán tiền Kug từ BA gửi đến qua bưu điện, trong đó có quyết định chính thức mức tiền Kug doanh nghiệp được hưởng.

5- Những tài liệu giấy tờ cần nộp cho BA để kiểm tra

+ BA sẽ yêu cầu doanh nghiệp chuyển nộp các loại giấy tờ hồ sơ hoặc trình BA nếu kiểm tra tại doanh nghiệp, gồm:

- Giấy ghi chép thời gian biểu và tổng số qũy thời gian làm việc: Có thể dưới dạng chép tay không cần biểu mẫu hoặc dưới dạng điện tử thực hiện tại nơi làm việc.

- Bảng tổng hợp tính toán tiền lương, tức thời gian đơn giá tiền lương và kết quả tiền lương trả cho người lao động.

- Các thỏa thuận riêng với người lao động hoặc giữa doanh nghiệp với ban đại diện công nhân về lao động rút ngắn thời gian làm việc.

- Giấy chấm dứt hợp đồng lao động nếu có.

- Lịch nghỉ phép.

+ Bên cạnh đó, các hồ sơ giấy tờ sau đây có thể được BA tiếp tục yêu cầu nộp tùy thuộc từng trường hợp cụ thể:

- Bảng thống kê tiền lương Lohnjournal.

- Giấy nghỉ ốm.

- Bản tính toán thời gian làm việc theo hợp đồng và thời gian làm việc trên thực tế, thời gian hưởng tiền Kug (Soll- und Ist-Entgelt).

- Trình chứng nhận về thu nhập được miễn thuế đối với con Kinderfreibetrag nếu khai thuế lương bậc V và VI.

- Các hợp đồng kinh doanh và đánh giá kinh doanh của doanh nghiệp.

- Giấy chứng nhận trả tiền (biên lai trả tiền mặt hoặc chuyển khoản): Đây là bằng chứng cho thấy tiền Kug đã được trả cho người lao động.

6- Những vấn đề BA cần kiểm tra chính xác

Với kiểm tra quyết toán, BA muốn đảm bảo rằng tiền Kug được tính chính xác trả cho người lao động, gồm:

- Tính toán chính xác tiền lương phải trả theo hợp đồng trước khi hưởng tiền Kug (Sollentgelt).

- Tính toán chính xác tiền lương doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian thực tế đã làm việc (Istentgelt) ngoài tiền Kug.

- Những thời gian người lao động đã được trả lương nhưng chưa làm việc, cần phải làm bù, để tránh hưởng tiền Kug.

- Thời gian được quyền nghỉ phép nhưng chưa nghỉ, phải trừ đi để tránh hưởng tiền Kug.

- Tiền lương trả cho ngày lễ được quyền nghỉ việc nhưng vẫn có lương có đúng hay không?

- Liệu có tính trả tiền Kug cho những người lao động đã chấm dứt hợp đồng hay không?

7- Lịch kiểm tra quyết toán

Kiểm tra quyết toán là công việc của BA tự lên lịch, doanh nghiệp không cần quan tâm dù đã kết thúc Kurzarbeit. BA sẽ gửi lịch kiểm tra cho doanh nghiệp thường theo trình tự những doanh nghiệp nào kết thúc sớm sẽ kiểm tra sớm.

8- Kiểm tra quyết toán đối với doanh nghiệp thuê tư vấn thuế hoặc kế toán làm lương

Các doanh nghiệp nhỏ thường thuê văn phòng tư vấn thuế hoặc kế toán làm lương hàng tháng. Các văn phòng này nhận làm lương cho nhiều doanh nghiệp và kiểm tra lương, tiền Kug được thực hiện tại các văn phòng này. Nhờ đó các doanh nghiệp giảm được áp lực tham gia mọi thủ tục kiểm tra. Trong trường hợp đó, văn phòng làm lương cần giấy ủy quyền của doanh nghiệp thay mặt làm việc với BA khi kiểm tra quyết toán tiền Kug tương tự như khi kiểm tra thuế lương hay bảo hiểm xã hội. BA sẽ trực tiếp liên hệ với văn phòng làm lương và thực hiện kiểm tra tiền Kug tại đó.

9- Điạ điểm kiểm tra quyết toán tiền Kug

BA kiểm tra quyết toán tiền Kug có thể thực hiện tại trụ sở họ theo hồ sơ họ có, cũng có thể tại doanh nghiệp hoặc văn phòng làm lương. Kiểm tra ở điạ điểm nào do BA quyết định.

Tuy nhiên doanh nghiệp có thể ủy quyền cho văn phòng làm lương trực tiếp thoả thuận lịch cũng như điạ điểm kiểm tra với BA.

10- Gửi hồ sơ cho BA

Khi được BA yêu cầu chuyển hồ sơ liên quan tới tiền Kug cho họ, doanh nghiệp có thể chuyển theo các con đường. Có thể chuyên qua mạng bằng cách đăng nhập vào cổng thông tin điện tử nhận tài liệu của BA =>Upload-Service. Hoặc => eServices für Unternehmen.

Doanh nghiệp cũng có thể gửi hồ sơ kiểm tra qua đường bưu điện đến địa chỉ của BA ghi trong quyết định kiểm tra đã gửi trước đó cho doanh nghiệp.

11- Các yêu cầu đối với bảng chấm công

Giờ làm việc có thể được ghi lại bằng văn bản, dưới dạng ghi chép trên giấy, hoặc lưu trữ trong máy tính. Nếu chỉ ghi đơn giản những ngày bị cắt bớt giờ làm việc là chưa đủ. Trong mọi trường hợp, bảng chấm công phải liệt kê được thời gian không làm việc do bị cắt giờ và thời gian thực tế làm việc trong từng ngày. Ngay cả thời gian làm việc tại gia do Covid-19 cũng phải được ghi vào bảng chấm công. Tốt nhất nên lập bảng chấm công như mẫu theo dõi tiền lương tối thiểu dưới đây:

Mẫu ghi chép thời gian làm việc hàng ngày (Dokumentation der täglichen Arbeitszeit):

Firma (Doanh nghiệp):........................................................................................

Name des Mitarbeiters (Tên người lao động):......................................................

Pers.-Nr. (Mã số người lao động):................. Monat/Jahr (Tháng/năm):...............

Giải thích ký hiệu dấu sao trong ngoặc ở bảng trên: Ký hiệu (*) cột này ghi: K = krank (ốm); U = Urlaub (nghỉ phép); UU = unbezahlter Urlaub (nghỉ không lương); F = Feiertag (nghỉ lễ); SA = Stundenweise abwesend (số giờ vắng mặt); SU = Stundenweise Urlaub (giờ nghỉ phép). Kug = Nghỉ hưởng tiền Kug.

Như vậy số giờ làm việc thực tế hưởng lương chỉ 3 tiếng và số giờ hưởng tiền Kug là 7 tiếng.

12- Nếu bảng chấm công không được BA chấp nhận

Điều kiện hưởng tiền Kug là phải chứng minh được thời gian rút ngắn thể hiện ở bảng chấm công. Nên, nếu bảng chấm công nào không đáp ứng yêu cầu đó, thì số tiền Kug trước đây đã được cấp theo bảng đó cùng với phí bảo hiểm xã hội đã được BA hoàn trả cũng phải trả lại cho BA.

Điều quan trọng là bảng chấm công này không thể chữa lại được, vì đây là ghi chép trên thực tế, giống như giấy kiểm kê hàng hoá tồn kho trong khai báo thuế, khi đã khai báo xong nộp cho cơ quan kiểm tra thì không thể chữa lại được (ngoại trừ có những lý do bất khả kháng).

13- Trường hợp tiền Kug thực tế BA trả thấp hơn so với kết qủa kiểm tra quyết toán

Trong trường hợp đó, BA sẽ ban hành văn bản quyết toán Bescheid cho doanh nghiệp, trong đó ghi rõ số tiền BA phải cấp bổ sung. Đồng thời BA sẽ tự chuyển tiền Kug cấp bổ sung vào tài khoản của doanh nghiệp.

14- Trường hợp tiền Kug thực tế BA trả cao hơn so với kết qủa kiểm tra

Cách xử lý của BA tương tự như ở mục 11, chỉ khác là BA sẽ ban hành bản quyết toán trong đo ghi rõ số tiền doanh nghiệp phải hoàn trả cho BA, và ghi rõ thời hạn phải chuyển khoản.

15- Có thể xin kéo dài thời hạn hoàn trả tiền Kug bị cấp quá so với quyết toán

Trong một số điều kiện nhất định, doanh nghiệp có thể xin khất thanh toán, tức kéo dài thời hạn phải trả, hay trả dần. Biện pháp là liên hệ với Cơ quan đòi nợ Liên bang, qua E-mail Inkasso-Kug@arbeitsagentur.de.

16- Thanh toán tiền Kug cho nhân viên phải có biên lai

Để chứng minh tiền Kug thực tế đã trả cho người lao động, doanh nghiệp phải lưu giữ được chứng từ biên lai, tức hoặc biên lai nhận tiền mặt có chữ ký của người nhận hoặc bản sao kê ngân hàng (Kontoauszug).

17- Kiểm tra người lao động

Do tiền Kug cấp cho người lao động bị cắt bớt giờ làm việc, nên những người lao động này có thể bị liên đới kiểm tra. Những lao động không hưởng tiền Kug không bị kiểm tra.

18- Giải đáp thắc mắc

Bất kỳ doanh nghiệp nào có bất kỳ thắc mắc nào liên quan tới kiểm tra quyết toán đối với doanh nghiệp mình đều có thể liên hệ với người chịu trách nhiệm của BA ghi trong quyết định kiểm tra quyết toán đã gửi cho doanh nghiệp trước lịch kiểm tra. Còn với những câu hỏi khác có thể liên hệ theo số điện thoại của BA, Tel.: 0800 4 5555 20 (miễn phí), từ thứ Hai đến thứ Sáu, 8 giờ đến 18 giờ chiều. Hoặc liên hệ với Toà soạn Đức Việt Online, dữ liệu Toà soạn ở cuối chân trang.

(Xem thêm:

=> Hỏi đáp Luật lương tổi thiểu mới: Mức lương12 Euro/giờ; Cách tính giờ; Lương khoán; Mẫu ghi chép; Lưu trữ.

=> Ấn phẩm: Sổ tay doanh nghiệp: Trách nhiệm áp dụng lương tối thiểu).

Đức Việt Online