Luật máy tính tiền Kassen G giai đoạn 1, áp dụng từ ngày 01.01.2017 (còn quy định cho giai đoạn 2 áp dụng từ 01.01.2019) phải chứa đầy đủ:

- Tên các mặt hàng hàng và nhóm hàng, giá tiền từng mặt hàng qua từng giai đoạn thay đổi.

- Mọi dữ liệu cũ về kiểm tra, tổng kết, chương trình, các thông số cơ bản, khi thay đổi đều phải lưu giữ lại, không được xoá bỏ.

- Tất cả dữ liệu theo trình tự thời gian.

- Bản hướng dẫn sử dụng.

- Bản hướng dẫn cài đặt chương trình.

- Thời gian và nơi sử dụng.

Các dữ liệu trên phải lấy ra được, đọc được tại bất kỳ thời điểm nào. Có nghĩa khi thuế vụ hỏi tới là phải trình được ngay lúc đó. Người mua máy có thể yêu cầu người bán máy cam kết bảo đảm các quy định trên.

Chú ý:

Các thao tác bấm vào máy xong xoá (Storno) phải được ghi lại lý do bằng chứng từ cụ thể kẹp vào Z-Bon cuối ngày. Thiếu chứng từ này sẽ bị ngờ vực sửa đổi dữ liệu không lý do, đồng nghĩa bán hàng đưa số liệu vào máy, sau đó xoá đi. Mọi thay đổi trong chương trình cài đặt, máy đều tự động lưu lại bản gốc. Vi vậy, tránh tuyệt đối dùng xảo thuật sửa đổi, bởi máy mới có chức năng lưu lại toàn bộ dữ liệu đã xoá. Đó chính là yêu cầu cơ bản của máy tính tiền điện trong trong giai đoạn 1.

Két đựng tiền Offene Ladenkassen

Chưa có luật bắt buộc dùng máy tính tiền điện tử, nghĩa là các doanh nghiệp vẫn được tiếp tục dùng két đựng tiền, thu chi tiền mặt bằng tay. Tuy nhiên phải đáp ứng điều kiện:

1) Ghi sổ báo cáo qũy tiền mặt hàng ngày Kassenbericht bằng tay (có thể mua sổ in sẵn). Trong đó có các dữ liệu:

- Tiền tồn qũy cuối ngày, được đếm từng mệnh giá tiền, và xu (thiếu số liệu này không được công nhận).

- Tiền tồn qũy ngày hôm trước để lại.

- Tổng tiền mặt cá nhân tự cho vào két.

- Tổng tiền mặt rút ra thanh toán.

- Tổng tiền mặt rút cho cá nhân.

- Tổng tiền bán hàng trong ngày.

2) Sổ kế toán qũy Kassenbuch. Sổ này phải ghi chép đầy đủ diễn tiến thu chi trong ngày, gồm: Ngày tháng, nội dung thu chi, số chứng từ, tỷ suất thuế doanh thu, thu, chi, thuế hàng mua vào, tồn qũy sau mỗi lần thu chi.

Kassenbericht và Kassenbuch

Ai hành nghề kinh doanh có trách nhiệm làm kế toán đều phải ghi sổ Kassenbuch. Trong trường hợp dùng két đựng tiền, chứng từ ghi Kassenbuch là Kassenbericht. Dùng máy tính tiền điện tử thì chứng từ ghi Kassenbuch là Z-Bon. Z Bon được đánh số liên tục không ngắt quãng và phải lưu giữ trong 10 năm.

Những điểm cần chú ý:

- Phải tách bạch thanh toán bằng tiền mặt và không bằng tiền mặt. Chỉ thanh toán tiền mặt mới đưa vào Kassenbuch và Kassenbericht.

- Khi thuế vụ kiểm tra đột xuất, tiền mặt trong Kasse phải bằng tiền mặt trong sổ sách kế toán Kassenbuch và Kassenbericht.

- Thu chi luôn phải có chứng từ hợp lệ kèm theo.

Đức Việt Online