Luật máy tính tiền Kassengesetz

Các quy phạm về máy tính tiền được quy định trong Đạo luật Máy tính tiền Kassengesetz. Tên gọi đầy đủ của Đạo Luật này là “Luật bảo vệ chống lại việc thay đổi hồ sơ kỹ thuật số về quỹ tiền mặt”. Luật này quy định trách nhiệm bảo đảm thiết bị an toàn kỹ thuật số theo quy chuẩn (viết tắt tiếng Đức là TSE) và trách nhiệm lưu giữ biên lai trong máy tính tiền. Điều §146a của Bộ luật Thuế cũng bao gồm các trách nhiệm nằm trong Đạo luật Máy tính tiền.

Máy tính tiền phải bảo đảm tiêu chuẩn kĩ thuật quy định TSE

Hệ thống máy tính tiền điện tử không bảo đảm tiêu chuẩn TSE bị cấm sử dụng từ ngày 01.01.2023. Nhưng trên thực tế, thuế vụ vẫn bắt gặp những máy tính tiền cũ vẫn được sử dụng. Trong trường hợp này, nếu thuế vụ tìm thấy bằng chứng dữ liệu tiền mặt không được lưu trữ chính xác, sẽ ước tính thêm doanh số và lợi nhuận. Ngoài ra, thuế vụ có thể xử lý vi phạm hành chính do thiếu TSE. Mức phạt chỉ riêng với sai phạm này, có thể lên tới tối đa 25.000 Euro.

Khả năng thuế vụ kiểm tra tiền mặt

Nếu thuế vụ đến địa điểm kinh doanh kiểm tra máy tính tiền, họ sẽ yêu cầu nhân viên thu ngân kiểm kê quỹ tiền mặt trong máy tính tiền. Trên thực tế, câu hỏi đặt ra là tại sao điều này lại cần thiết và liệu thuế vụ có thực sự được phép yêu cầu kiểm kê quỹ tiền mặt như vậy hay không ?

Việc kiểm kê quỹ tiền mặt nhằm mục đích so sánh quỹ tiền mặt thực tế với dữ liệu lưu trong máy tính tiền. Nếu có sự khác biệt rõ ràng, thì có thể do doanh thu không được đánh số lượng vào máy tính tiền hoặc cài đặt lại chương trình máy tính tiền để lậu thuế.

Cách đây gần chục năm, một nhà hàng ở Đức mua máy tính tiền được cài đặt phần mềm tự động ghi chép doanh thu theo chủ đích của người sử dụng, bị thuế vụ phát hiện. Lập tức công ty bán máy tính tiền với phần mềm tự động này bị kiểm tra và tất cả những nhà hàng mua phải máy tính tiền tự động này đều bị thuế vụ kiểm tra và phạt thuế rất nặng. Nhiều nhà hàng buộc phải khai phá sản.

Kiểm tra máy tính tiền bằng cách mua hàng hóa hoặc dịch vụ, như nhà hàng, tiệm cắt tóc, làm móng

Trước khi kiểm tra máy tính tiền hoặc kiểm tra thuế công ty, thuế vụ có thể đến cơ sở kinh doanh để kiểm tra thực tế bằng cách đóng vai khách hàng đặt ăn hoặc mua hàng hóa, dịch vụ. Thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt và được thuế vụ ghi lại trong quá trình thử nghiệm này (chẳng hạn thời điểm đó, có bao nhiêu khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt. Hay nhân viên thu ngân, có bấm vào máy hay không, có in biên lai hay không…). Sau đó, trong quá trình kiểm tra máy tính tiền hoặc kiểm tra thuế công ty, thuế vụ sẽ đối chiếu hồ sơ lưu trữ trong máy tính tiền với thực tế quan sát được vào thời điểm đó có khớp hay không.

Kiểm tra dữ liệu lưu trữ trong máy tính tiền

Để tìm hiểu xem một doanh nhân có lậu thuế hay không, thuế vụ thường kiểm tra bất ngờ máy tính tiền vốn là nơi cung cấp dữ liệu để hạch toán thuế. Tại đây, thuế vụ sẽ yêu cầu kiểm tra dữ liệu lưu trong máy tính tiền và kiểm tra xem mọi quy phạm về máy tính tiền có tuân thủ Đạo luật Máy tính tiền hay không. Nếu thuế vụ nhận thấy có dấu hiệu sai phạm, họ sẽ ra quyết định kiểm tra thuế. Nếu không tìm thấy bằng chứng sai sót qua kiểm tra thuế, thì các dấu hiệu sai phạm máy tính tiền được mặc định không ảnh hưởng tới khai báo thuế.

Trường hợp không sử dụng máy tính tiền mà dùng hộp đựng tiền

Đạo luật máy tính tiền chỉ áp dụng riêng cho hệ thống thu ngân điện tử. Tuy nhiên, không có lệnh cấm nào đối với việc tiếp tục sử dụng phương pháp dùng hộp đựng tiền. Bất kỳ ai dùng hộp đựng tiền đều phải biết rằng họ phải tuân thủ trách nhiệm lập hồ sơ kế toán thu ngân tại chỗ. Theo đó nhân viên thu ngân phải ghi chép vào sổ thu tiền mặt tại chỗ cho từng khách hàng, số lượng hàng bán, đơn giá, thành tiền. Cuối ngày phải đếm quỹ tiền mặt liệt kê số lượng tiền mặt theo từng mệnh giá, và tổng hợp thành bảng lưu trữ kẹp vào hồ sơ khai báo thuế của năm.

Có thể bị ước tính thêm thuế nếu có dấu hiệu sai phạm

Nếu có dấu hiệu sai phạm thể hiện trong máy tính tiền, thuế vụ khi kiểm tra thuế tiếp theo có thể ước tính tăng thêm doanh thu và lợi nhuận. Ngoài thuế tăng thêm và lãi suất trả tiền thuế muộn đối với khoản tăng thêm đó, thường còn có nguy cơ bị truy tố hình sự về vi phạm luật thuế tùy tính chất và mức độ sai phạm. Để tránh kịch bản này xảy ra, vấn đề sử dụng máy tính tiền đúng quy phạm, cần được ưu tiên hàng đầu. Nhờ đó, khi thuế vụ kiểm tra thuế, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm với những gì liên quan tới máy tính tiền.

CÒN TIẾP

(Chú thích: Mọi vướng mắc thuế, cần chống lại quyết định của thuế vụ, xin mời Quý độc giả liên hệ với Tòa soạn)

Đức Việt Online