Hễ kiểm tra là bị „vạ“

Theo thống kê, cứ 10 trường hợp bị kiểm tra thuế, thì có đến 9 trường hợp bị truy thu, chưa kể án phạt. Vì vậy ai bị kiểm tra cũng rất dễ hốt hoảng. Tuy nhiên nếu biết được tại sao mình bị kiểm tra, họ được phép kiểm tra gì, cái gì không được phép, mình phải xử sự như thế nào, sẽ tránh được sợ sệt khi bị kiểm tra. Bảng tỷ lệ doanh nghiệp bị kiểm tra trình bày ở trên cho thấy, nếu suôn sẻ, các doanh nghiệp lớn bình quân cứ 3 năm bị 1 lần kiểm tra. Các doanh nghiệp vừa chừng 13 năm 1 lần. Các doanh nghiệp nhỏ 30 năm và các doanh nghiệp cực nhỏ tới 60 năm, tức cả đời. Phần lớn doanh nghiệp người Việt đều nhỏ và cực nhỏ, nghĩa là nếu không có vấn đề gì thì nửa cho đến cả cuộc đời mới bị kiểm tra, rất yên tâm. Tuy nhiên trên thực tế, tần suất kiểm tra thuế đối với doanh nghiệp người Việt còn cao hơn cả doanh nghiệp lớn của Đức, cứ vài ba năm 1 lần là chuyện thường, do vướng mắc qúa nhiều thể hiện trong hồ sơ khai báo thuế.

Những lý do chung dẫn đến dễ bị kiểm tra thuế

- Lần kiểm tra trứơc bị truy thu thuế nặng. Nghĩa là có vết. Chỉ lần kiểm tra tiếp theo ổn thoả mới hết nguy cơ bị kiểm tra lần nữa bất cứ lúc nào. Nhiều doanh nghiệp sau khi bị vạ, truy thu thuế quá cao, hoảng sợ đóng cửa là vậy.

- Báo cáo thuế nhầm sai.

- Báo cáo thuế có lỗi tạo cảm giác thiếu tin cậy.

- Lãi kinh doanh các năm chênh lệch nhau quá lớn, không có lý do thể hiện trong báo cáo thuế, như mở rộng công ty, đầu tư thêm, chuyển đối tượng kinh doanh...

- Lỗ liên tục, hoặc lỗ qúa mức bình thường.

- Ký các hợp đồng thuê mướn, lao động, vay mượn với người nhà.

- Đầu tư nhiều tiền vào doanh nghiệp không thể hiện nguồn gốc trong báo cáo thuế.

- Khấu hao tài sản quá lớn.

- Lãi ít nhưng cuộc sống cao, tậu nhà, sắm xe đắt tiền.

- Có nhiều giao dịch mua bán với doanh nghiệp đang bị kiểm tra về hoá đơn đầu vào, đầu ra.

- Thay đổi chủ doanh nghiệp, sang tên hay cho người nhà tham gia.

- Thay đổi doanh nghiệp, đăng ký lại ngành nghề, chuyển địa chỉ, sang nhượng, đóng cửa...

Kiểm tra ngẫu nhiên

Ngoài tập trung kiểm tra những doanh nghiệp có các dấu hiệu khả nghi trên, Sở Tài chính hàng năm đều áp dụng phương pháp kiểm tra xác suất, nghĩa là kiểm tra ngẫu nhiên 1 doanh nghiệp bất kỳ, phần lớn rơi vào các doanh nghiệp cực nhỏ. Chính vì vậy, mọi doanh nghiệp muốn không bị bất ngờ hốt hoảng, hồ sơ khai thuế phải luôn gọn ghẽ, đầy đủ, sẵn sàng „chào đón“ Sở Tài chính tới kiểm tra bất cứ lúc nào !

Kiểm tra lệnh kiểm tra

Lệnh kiểm tra (Prüfungsanordnung) bao giờ cũng được chuyển qua bưu điện gửi tới doanh nghiệp ít nhất 2 tuần trước ngày kiểm tra. Nếu doanh nghiệp đã ủy quyền khai thuế cho tư vấn thuế, thì việc đầu tiên cần làm là báo cho tư vấn thuế biết và cả hai cần thảo luận xem phải chuẩn bị như thế nào. Nếu doanh nghiệp tự khai thuế, thì đây cũng là lúc nên tìm đến tư vấn thuế. Lệnh kiểm tra được luật pháp cho phép chống lại, nghĩa là từ chối bị kiểm tra, nếu lệnh đó có dấu hiệu sai luật. Vì vậy, trứơc hết cần xem xét lệnh kiểm tra, theo các dấu hiệu sau đây:

- Có mục hướng dẫn con đường pháp lý chống lại hay không ?

- Có đúng tên doanh nghiệp mình và điạ chỉ có chính xác hay không ?

- Có ghi: căn cứ vào điều khoản ớ193 AO hay không ?

- Có nêu tên nhân viên kiểm tra hay không ?

- Có xác định kiểm tra thuế năm nào và loại thuế gì hay không ?

- Khoảng thời gian từ khi nhận được lệnh đến thời điểm kiểm tra có đủ ít nhất 2 tuần hay không ?

Nếu 1 trong các câu hỏi trên cho câu trả lời không, thì doanh nghiệp có quyền đệ đơn chống lại, từ chối lệnh kiểm tra.

Hoãn ngày kiểm tra

Nếu lệnh kiểm tra hoàn toàn chuẩn mực, không có sai sót để chống lại, doanh nghiệp vẫn có thể hoãn lệnh kiểm tra, nếu thấy cần chuẩn bị chu đáo, bằng các thủ thuật hợp pháp sau:

- Bản thân, hoặc tư vấn thuế được ủy quyền, hoặc nhân viên chịu trách nhiệm ghi chép sổ sách thuế, bị ốm đau, tai nạn, hay đã có kế hoạch nghỉ phép, đi công tác xa, tham gia lễ hội, đã ấn định lịch từ trước không thể trì hoãn.

- Doanh nghiệp đang bị sự cố, thiếu người làm việc, chủ phải thay thế, bị trộm cắp phải giải quyết, đang sửa chữa cải tạo phải theo dõi.

- Hồ sơ khai thuế mới chuyển cho tư vấn thuế, họ cần có thời gian chuẩn bị kiểm tra trước.

Khi xảy ra 1 trong các lý do trên, doanh nghiệp có thể đệ đơn hoặc gọi điện thoại trình bày với nhân viên kiểm tra, thoả thuận lịch kiểm tra mới. Tuy nhiên không được chậm trễ để sát ngày kiểm tra mới tiến hành, làm lỡ kế hoạch của họ và gây tâm lý bức xúc cho họ.

Tự thú

Lău, trốn thuế là một tội danh được quy định trong Bộ Luật hình sự Đức. Tuy nhiên, khác với các tội hình sự khác, tội trốn lậu thuế được Luật thuế Đức khoan hồng trong trường hợp tự thú (với điều kiện không ẩn chưá hành vi hình sự). Ai đã trót lậu, trốn thuế, người đó có thể trình báo (Selbstanzeige) với Sở Tài chính. Trong trường hợp đó, người lậu trốn thuế phải hoàn trả phần thuế đã lậu trốn, tiền phạt do khai báo muộn và lãi suất ngân hàng tính trên tổng số tiền thuế đã lậu trốn. Người trót lậu trốn thuế sẽ không bị truy cứu trách nhiệm hình sự, dù số tiền thuế đã lậu, trốn lớn bao nhiêu.

Điều kiện tự thú để tránh phạt hình sự là phải trình báo trước thời điểm lịch hẹn kiểm tra thuế. Nếu để nhân viên kiểm tra thuế xuất hiện tại điạ điểm kiểm tra theo hẹn mới trình báo, thì cơ hội cứu vãn coi như đã mất. Một khi khai thuế thực sự có sai sót tới mức kiểu gì cũng bị phát hiện, không thể bác bỏ, nếu không tự thú, ngoài tiền lậu trốn thuế, tiền phạt trả muộn, tiền lãi suất ngân hàng, chắc chắn còn bị truy cứu trách nhiệm hình sự, hoặc bị phạt tiền hoặc tù. Vì vậy khi nhận được lệnh kiểm tra thuế, nếu trong hồ sơ khai thuế còn có chỗ chưa yên tâm, tốt nhất nên trao đổi sự thực với tư vấn thuế, tương tự như với luật sư; họ có trách nhiệm tư vấn và bảo mật cho thân chủ.

Nơi kiểm tra và tiếp đón

Theo điều §200, đoạn 2, Luật thuế AO, trên nguyên tắc kiểm tra thuế tiến hành ngay tại doanh nghiệp, nơi để lưu trữ hồ sơ khai báo thuế. Nếu doanh nghiệp không có chỗ, có thể thoả thuận với nhân viên kiểm tra, chọn địa điểm kiểm tra tại phòng ở, hoặc Sở Tài chính. Cũng có thể chọn văn phòng tư vấn thuế với điều kiện được tư vấn thuế đồng ý và tất cả hồ sơ vẫn lưu ở đó. Kiểm tra thuế cũng là một nghề, nhân viên kiểm tra cũng chỉ là công chức nhà nứơc phải thực hiện nhiệm vụ được giao, vì vậy cần coi họ như bất kỳ công chức nhà nứơc nào, không những phải tránh mọi đối kháng, cản trở, mà ngược lại cần tạo ra không khí vui tươi cởi mở, sẵn sàng giúp đỡ họ hoàn thành nhiệm vụ, tuy nhiên không được thái quá tưởng như để mua chuộc. Mục đích đó có thể đạt được đơn giản, như hỏi họ xem có cần, thì giúp họ máy tính, giấy tờ, cóp py, cho họ sử dụng miễn phí điện thoại, Fax, Internet phục vụ cho công việc.

Hồ sơ phải trình

Trong lệnh kiểm tra thuế bao giờ cũng ghi rõ người bị kiểm tra phải trình tất cả mọi hồ sơ giấy tờ chứng từ liên quan đến thuế của những năm kiểm tra, báo cáo tổng kết thuế cuối năm và phụ lục kèm theo. Nếu người kiểm tra tự mình kế toán và khai thuế, phải trình toàn bộ kết qủa kế toán và tổng kết từng tài khoản. Nếu tự khai thuế bằng máy tính, phải giúp họ đọc được các dữ liệu khai thuế trong máy tính, và để tránh nhân viên kiểm tra có thể ngẫu nhiên đọc được các dữ liệu riêng cá nhân, tốt nhất nên dành riêng một máy tính phục vụ cho khai thuế. Người kiểm tra cũng có quyền yêu cầu đánh giá các dữ liệu thuế trong máy tính theo yêu cầu của họ, kể cả cóp pi toàn bộ dữ liệu mang đi.

Những hợp đồng liên quan đến kinh doanh, như bảo hiểm, thuê nhà, xây dựng..., thông thường được người kiểm tra đòi xem hoặc nộp cho họ. Trong trường hợp đó, tốt nhất nên cóp py.

Nếu lệnh chỉ giới hạn vào kiểm tra doanh nghiệp, người kiểm tra không bắt buộc phải trình nộp những chứng từ liên quan đến chi tiêu cá nhân. Tuy nhiên, nếu trong tài khoản cá nhân có cả các khoản thu nhập của doanh nghiệp, họ có quyền kiểm tra Kontoauszug và những chứng từ liên quan.

Trách nhiệm cung cấp thông tin

Trách nhiệm đầu tiên thuộc về người bị kiểm tra. Chỉ nên trả lời những gì người kiểm tra hỏi, và hạn chế chuyện trò, „nhỡ miệng“ gây nghi vấn. Kiểm tra và bị kiểm tra luôn đối lập nhau về mục đích, người kiểm tra dù vui vẻ cởi mở dễ tính bao nhiêu cũng không thể là bạn bè để chia sẻ những bí mật, giải thích những lý do trong kinh doanh, vì vậy các nhà tư vấn thuế khuyên người bị kiểm tra luôn phải biết giữ quan hệ 2 bên trong phạm vi kiểm tra đòi hỏi, không phụ thuộc vào thái độ, cách hành xử của nhân viên kiểm tra.

Người bị kiểm tra được phép ủy quyền cho người khác, nhân viên, người nhà, hay tư vấn thuế trả lời các câu hỏi của nhân viên kiểm tra. Nếu câu trả lời không được thoả mãn, họ có quyền hỏi những người khác liên quan như người làm công, ngân hàng, bạn hàng, đối tác..., tuy nhiên trứơc đó họ phải báo cho người bị kiểm tra biết.

Kiểm tra bước tổng quát

Luật thuế AO phân biệt 2 phương pháp khai thuế, khai theo phương pháp „Kế toán kép - Bilanzierung“ và „Kế toán đơn - Einnhahmen-Überschuss-Rechnung“, tùy theo ngưỡng doanh thu và lãi ròng quy định cho từng năm. „Kế toán đơn - Einnhahmen-Überschuss-Rechnung“, có lợi thế vào sổ sách không phức tạp và không phải kiểm kê hàng hoá cuối năm. Những doanh nghiệp có doanh thu và lãi vượt ngưỡng quy định có trách nhiệm phải khai theo phương pháp „Kế toán kép - Bilanzierung“.

Từ cách đây 9 năm, 2011, dù khai theo phương pháp nào thì cũng phải chuyển kết quả bằng phương pháp điện tử trực tiếp đến Sở Tài chính. Nghĩa là Sở Tài chính có thể kiểm tra được tất cả những người khai thuế, không cần báo trước và đến tận nơi như trước kia.

Đối với đối tượng khai thuế theo phương pháp kế toán kép, thoạt đầu người ta kiểm tra xem thực hiện các nghiệp vụ kế toán có chuẩn không. Kế toán theo phương pháp này phải bảo đảm cho nhân viên kiểm tra, chỉ cần một thời gian nhất định, có thể xem bao quát được toàn bộ số liệu hoạt động kinh doanh. Với đối tượng khai thuế theo phương pháp kế toán đơn, ít nhất phải liệt kê được tất cả các bút toán thu và chi.

Nguyên tắc quan trọng nhất trong cả 2 phương pháp trên là mọi bút toán vào sổ sách (máy tính) đều phải có chứng từ, hoá đơn, biên lai, giấy biên nhận, hợp đồng... Chính vì vậy, ở Việt Nam, kế toán còn được gọi bằng một cái tên dài loằng ngoằng là: Kế toán theo chế độ ghi chép ban đầu, nghĩa là theo gốc gác chứng từ. Thiếu chứng từ hoặc chứng từ không chuẩn là mấu chốt để nhân viên kiểm tra ngờ vực có vấn đề.

Nếu kiểm tra phát hiện kế toán có lỗi, không theo đúng quy định, nhất là thiếu hoặc chứng từ không tin cậy, nhân viên kiểm tra sẽ bác bỏ kết quả kế toán và tự ấn định doanh thu, lãi theo phương pháp nhất định, rồi từ đó tính ra số tiền thuế phải đóng, thông thường vống lên qúa thậm chí gấp nhiều lần thực tế, thoạt nghe đã „choáng“ và „cãi“ được cũng „trầy vẩy“.

Đức Việt Online