Nhiều tiệm ăn hầu như không nắm hết hậu hoạ khi bị thuế vụ kiểm tra phát hiện sai phạm. Không ít tiệm người Việt thấy thuế vụ kiểm tra thông báo tạm thời, dự kiến bị truy thu mấy chục nghìn, tưởng thế đã quá đau, chỉ trả xong là thôi. Nào ngờ đùng đùng họ tới khám nhà. Có người bị bê cả máy tính tiền Kasse đi.

Nắm được những yếu huyệt thuế vụ dễ „sờ“ đến là cực kỳ quan trọng, để có thể phòng trước và sửa chữa kịp thời đầy đủ, chính xác trong quá trình vào sổ sách kế toán, hay khi chuẩn bị hồ sơ nộp cho thuế vụ:

1- Qũy tiền mặt âm

Lỗi này ngang bị phạt đền trong bóng đá, hay cú „nốc ao“ trong đấm bốc, hầu như không còn cơ hội chống lại. Bởi quỹ tiền mặt đếm trong Kasse phải khớp với trên sổ sách. Nên lẽ dĩ nhiên sổ sách không bao giờ có thể âm. Khi đó, thuế vụ có quyền bác bỏ kết quả khai báo thuế, ấn định lại doanh thu, hoặc ấn định lại chi phí bằng cách loại bỏ những hoá đơn đã chi nhưng không được thừa nhận gọi là hoá đơn giả (Scheinrechnung). Theo các án lệ, toà án cho rằng quyền đó nhằm ngăn ngừa bất công, những người cố gắng khai báo đúng nguyên tắc kế toán tạo thuận lợi cho thuế vụ kiểm tra dễ dàng thì phải trả thuế cao hơn những người khai báo tới mức không thể kiểm tra nổi chỉ bởi quỹ tiền mặt không thể xác định.

Điều §146, đoạn 1 Luật Thuế AO quy định, „vào sổ kế toán và cũng như mọi ghi chép ở các sổ sách khác phải đầy đủ, chính xác, phân loại và cập nhật (tức của ngày nào phải ghi đúng ngày đó trong sổ sách). Thu và chi qũy tiền mặt phải tổng kết hàng ngày“.

- Điều đó có nghĩa qũy tiền mặt còn lại, đếm cuối ngày phải khớp với qũy tiền mặt thể hiện trên sổ sách ngày hôm đó Kassenbestand. Chính vì vậy sổ ghi chép qũy tiền mặt Kassenbuch không được phép sai, không thể chữa bổ sung khi thuế vụ kiểm tra phát hiện sai, càng không thể âm, bởi qũy tiền mặt đã được đếm đúng với kết qủa thu chi qũy tiền mặt ghi chép trên sổ sách. Đây là nguyên tắc bất di bất dịch không thể tranh cãi, khiến cho nhiều người Việt kinh doanh, nhất là trong lĩnh vực tiệm ăn gặp đại hoạ „tình ngay lý gian“. Chỉ cần phát hiện Kassenbuch có ngày âm là thuế vụ đã có quyền hủy bỏ sổ sách kế toán, được „một công đôi việc“, vừa chắc chắn bởi không thể bác bỏ, vừa lập „thành tích“ truy thu thuế tức thì, họ không cần mất công „bới bèo tìm bọ“ tiếp.

- Ghi chép qũy tiền tiền mặt bao gồm cả thu và chi. Chứng từ phải được phân loại thành các khoản, xếp theo thứ tự ngày tháng. Kể cả những thu chi cá nhân trong ngày liên quan; bởi ngoại trừ những tiệm ăn, khách sạn dạng công ty cổ phần, trách nhiệm hữu hạn, đa phần còn lại thuộc công ty tư nhân, tiệm ăn người Việt hầu hết thuộc diện này; nghĩa là không phân biệt tài sản cá nhân với doanh nghiệp. Thu chi doanh nghiệp cũng nằm trong thu chi gia đình.

Tuy nhiên trong thực tế, các hoá đơn chi mặc dù ngày trả tiền được ghi trong hoá đơn, nhưng thông thường cuối tháng mới vào sổ sách. Đây là lỗi ghi chép qũy tiền mặt không chặt chẽ, được coi là lỗi hình thức. Trên nguyên tắc, người khai thuế có quyền lập sổ Kassenbuch ghi chép bằng tay hoặc sử dụng Computer (PC) lập bảng ghi chép Excel-Tabelle. Trong trường hợp sử dụng chương trình tự khai thuế thì Kassenbuch được tự động lập chỉ cần nhập dữ liệu chính xác là đủ.

- Đối với máy tính tiền PC-Kasse phải lưu bản hướng dẫn sử dụng, lưu giữ các dữ liệu sửa chưã, thực hành (học cách vào máy - Training), tuyệt đối không được xoá chúng, để thuế vụ có thể kiểm tra dữ liệu sửa chữa. Bon ghi số liệu thực hành phải được in ra lưu giữ, nếu không sẽ bị ngờ vực hoặc người bán hàng hoặc chủ nhà hàng bớt tiền doanh thu.

Đặc biệt, cơ quan tài chính có thể sử dụnng đội ngũ chuyên gia có khả năng tái hiện số liệu đã xoá của máy tính tiền PC-Kasse, hoặc ít nhất biết được đã xoá bao nhiêu lần.

Bông cuối ngày Z-Bons phải được lưu giữ đầy đủ theo số thứ tự Bon, chỉ cần thiếu một con số thứ tự không có giải trình máy hỏng, không có biên bản kiêm kê tiền mặt hôm đó, thuế vụ có quyền ngờ vực bớt doanh thu, thậm chỉ hủy toàn bộ kết qủa khai báo thuế như trường hợp Kassenbuch bị âm.

2- Lao động chui dẫn đến kiểm tra thuế

Khi bị phát hiện lao động chui, ắt sẽ bị kiểm tra thuế. Khi đó, bị cho là sử dụng lao động làm việc, trả tiền ngoài sổ sách (chui):

- Người làm công trong giờ theo hợp đồng lao động, nhưng khai làm trong ngày nghỉ ngày lễ, theo Điều §315 Luật thuế thu nhập EStG được hưởng khoản tiền lương không phải đóng thuế.

- Lao động toàn phần thì khai lao động làm thêm Aushilfe để giảm trích nộp bảo hiểm xã hội. - Một gia đình có 3 người, chỉ 1 người lao động toàn phần trong một nhà hàng, nhưng lại đăng ký lao động làm thêm cho cả 3 người. Mức lương toàn phần được chia cho 3 người trở thành thu nhập thêm dưới ngưỡng 450 Euro. Trong trường hợp trả lương ngoài sổ sách, thuế vụ có thể nghi ngờ lấy từ nguồn tiền cá nhân hoặc thu nhập lậu. Nếu lấy từ nguồn tiền cá nhân thì bị cáo buộc tội lậu thuế lương và khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bị tính truy thu. Nếu từ nguồn thu nhập kinh doanh lậu, thì bị cáo buộc bớt thuế thu nhập, thuế doanh thu, tước bạ, cũng bị truy thu.

3- Kiểm tra các khoản chi

Trong sổ sách kế toán có vô số các khoản chi khác nhau, có nhiều khoản chi hay bị thuế vụ để ý.

- Thường gặp nhất là khoản sử dụng ô tô. Thuế vụ thường ngờ vực ô tô khai thuộc sở hữu của doanh nghiệp, nhưng liệu trên thực tế có đúng của doanh nghiệp hay không, hay lấy danh nghĩa tài sản doanh ghiệp để khấu trừ vào thu nhập, nhưng lại sử dụng phần lớn cho nhu cầu cá nhân. Xe chỉ sử dụng cho doanh nghiệp phải được chứng minh bằng số liệu trên sổ sách, chỉ ngoại trừ xe chuyên dụng chở đồ ăn tới nhà. Nếu không, phải lập sổ lịch trình chạy xe để chứng minh xe hoàn toàn phục vụ cho nhà hàng. Nếu không chấp nhận các quy định trên, thuế vụ sẽ tự động tính phần chi phí xe mà chủ nhà hàng phải gánh chịu theo quy định có tên gọi 1-Prozent-Regelung. Những lập luận như nhà có nhiều xe của vợ/chồng con cái để sử dụng cá nhân, nên không sử dụng xe doanh nghiệp, hiện nay không chống lại được quyết định trên của thuế vụ.

- Thực phẩm phục vụ miễn phí. Những thực phẩm mua trong những dịp mời khách hàng ăn uống miễn phí phải hạch toán riêng. Nếu để hạch toán vào thực phẩm dùng cho kinh doanh, sẽ làm thay đổi tỉ lệ doanh thu tính trên thực phẩm mua vào, gọi là thặng số, bị giảm xuống, dễ làm cho thuế vụ chú ý, ngờ vực. Vì vậy, nguyên tắc quan trọng nhất là vào sổ sách kế toán phải chính xác.

- Sửa chữa và đầu tư. Thuế vụ thường ngờ vực một số hoá đơn sửa chữa, mua trang thiết bị hạch toán vào chi phí nhà hàng, nhưng rất có thể chúng được sử dụng cho gia đình hoặc với mục đích khác. Chẳng hạn, một máy giặt mua cho gia đình hay người thân, nhưng hạch toán vào chi phí nhà hàng.

4- Kiểm tra hoá đơn chứng từ, bảng, biểu, cách thức ghi chép

- Hoá đơn phải chứa đầy đủ dữ liệu quy định từ đánh số không được ngắt quãng, trùng lặp, cho tới địa chỉ, tên doanh nghiệp, số thuế phải chính xác, đơn vị, đơn giá, mức thuế giá trị gia tăng phải rõ. Lỗi hoá đơn chứng từ bị thuế vụ phát hiện ở người bán hoặc người mua có thể liên lụy tới cả đối tác mua bán cũng bị kiểm tra thuế theo, thành phản ứng dây chuyền, được gọi là kiểm tra đường dây. Hiện đã không ít nhà hàng Việt nhập thực phẩm từ một công ty xuất nhập khẩu thực phẩm, đồng loạt bị kiểm tra thuế, chỉ vì công ty đó đã viết hoá đơn hoặc sai địa chỉ, hoặc lệch tên nhà hàng, hoặc không khớp với vận đơn (Lieferung) thậm chí tách thành 2 loại hoá đơn, loại vào sổ sách loại không vào sổ sách.

- Lỗi sai nội dung. Chẳng hạn trong tài khoản cá nhân được trả rất nhiều séc hay chuyển khoản, nhưng không thấy ghi chép vào quỹ tiền mặt hay đưa vào khoản nào đó trong sổ sách kế toán, chắc chắn thuế vụ sẽ ngờ vực có những khoản thu nhập bất minh, nằm ngoài sổ sách để tránh nộp thuế thu nhập. Trong trường hợp này thuế vụ sẽ bác bỏ toàn bộ kết quả khai thuế và ấn định doanh thu theo tính toán của họ.

5- Kiểm tra thặng số

Thặng số là tỷ lệ phần trăm chênh lệch giữa giá bán ra và giá mua vào (lãi gộp) tính trên giá mua vào (Rohgewinnaufschlag). Chẳng hạn mua 1 lít bia giá 1 Euro, bán ra 4 cốc, mỗi cốc thu được 1,50 Euro, tổng cộng 6,00 Euro. Thặng số = (6 Euro - 1 Euro) / 1 Euro (%) = 500 %.

- Đối chiếu với chỉ số kinh doanh theo thống kê (Richtsatzsammlung). Hàng năm ở sở thuế bao giờ cũng có bảng chỉ số bình quân thống kê của năm trước, cho các ngành nghề, trong đó có ngạch tiệm ăn, nhà hàng Gastronomie (tạm gọi chung là tiệm ăn), trong đó có thặng số. Chúng lại được tách riêng cho từng loại hình, như quầy ăn nhanh (Imbiss), tiệm ăn (Bistro), nhà hàng (Restaurant), cà phê, đặc sản nước ngoài, được tính bình quân cùng khoảng dao động từ mức thấp nhất tới mức cao nhất.

Nhân viên thuế vụ nào có kinh nghiệm tới tiệm ăn kiểm tra thuế, việc đầu tiên không phải lục lọi sổ sách, mà định hướng cho mình xem liệu tiệm ăn có dấu hiệu ngờ vực hay không, bằng cách lập bảng thống kê tính thặng số của tiệm. Nếu kết quả cho con số lệch xa khỏi chỉ số thống kê thì được coi là bất bình thường cần phải tìm nguyên nhân. Nguyên nhân có thể do tính đặc thù của tiệm nhưng cũng có thể do lỗi khai báo, hoặc lậu thuế. Cả ba lý do đều phải làm rõ, cũng chính là trách nhiệm của nhân viên kiểm tra khi báo cáo kết quả với cấp trên, chứ không phải họ được tự quyền quyết định tất cả.

- Chú ý. Không có gì rõ ràng bằng công khai minh bạch. Vì vậy khi tổng kết báo cáo thuế cuối năm, nếu thấy kết quả kinh doanh lệch xa so với chỉ số thống kê, nhất là thặng số, thì tốt nhất nên gửi kèm họ bản giải trình lý do kèm các dữ liệu chứng minh. Chẳng hạn thực phẩm mua nhiều nhưng bị hỏng, hay phục vụ tiệc tùng giá ưu đãi lãi không đáng kể. Tất cả những tình huống đó đều dẫn tới mua nhiều bán ít, thặng số thấp (lẽ dĩ nhiên phải liệt kê chứng từ). Chỉ khi đó may ra mới tránh được kiểm tra thuế vì lỗi mình mắc mà không phòng trước làm rõ sẵn. Nếu không, thuế vụ sẽ cho nhân viên tới kiểm tra xem, tiệm ăn hạch toán có đúng không, bằng cách sử dụng (Umsatz) giá in sẵn trên cạc (Karte) để tính doanh thu bán ra. (Xin lưu ý, cạc này phải lưu trữ cùng với hồ sơ thuế. Năm nào thay đổi phải kẹp vào hồ sơ năm đó. Nếu không khi tranh chấp với sở thuế sẽ không có căn cứ giải trình. Khi đó, họ sẽ dựa vào giá bình quân của ngạch nhà hàng để ước tính).

6- Kiểm tra hàng mua vào để tính chi phí đầu vào

Về số lượng, căn cứ vào công thức món ăn, mỗi suất dùng thực phẩm gì, hết bao nhiêu, hay nước uống cốc bao nhiêu ml. Từ đó họ lấy hàng mua vào nhân với giá bán từng suất ăn theo tỷ lệ trong công thức sẽ cho doanh thu của năm kiểm tra. Nếu kết quả khác với khai báo thì tiệm ăn phải có trách nhiệm giải trình mình đúng hoặc bác bỏ kết quả tính toán của thuế vụ là sai thực tế.

7- Kiểm tra tài sản và chi tiêu gia đình

Đây là 2 biện pháp thường được thuế vụ áp dụng, trong một số trường hợp có thể cho biết khai báo thuế không đầy đủ hoặc có lỗ hổng. Thường xảy ra khi: Lãi thấp so với chi tiêu gia đình; tài sản tăng không thể giải trình như mua nhà, đất, ô tô đắt tiền, đồng hồ, tranh ảnh nghệ thuật giá trị cao; tiền chuyển vào tài khoản lớn; quỹ tiền mặt để tồn cuối ngày nhiều bất thường.

- Chú ý: Chủ doanh nghiệp cần ý thức được thường xuyên: Tài sản và tiền mặt phải chứng minh được chính xác nguồn gốc của nó, như tiền bố mẹ cho tặng, thừa kế, vay mượn từ người quen, bán tài sản từ trước... Biện pháp kiểm tra trên nhằm làm rõ „ngân sách“ của gia đình, những nguồn tiền nào sử dụng hoặc biến thành tài sản như thế nào, trong một thời đoạn nhất định. Phương pháp này được Toà án Liên bang cho phép áp dụng từ năm 1989.

(Xem tiếp tại ấn phẩm chuyên đề => Cẩm nang nhà hàng: Khai thuế và xử lý khi bị kiểm tra)

Đức Việt Online