Cần có giấy chứng nhận nghỉ phép của người sử dụng lao động trước đó

Khi một công ty thuê một nhân viên mới, công ty đó phải có giấy chứng nhận nghỉ phép từ người sử dụng lao động cuối cùng. Điều này giúp có thể xác định người lao động đã nhận được bao nhiêu ngày nghỉ phép năm từ người chủ cũ, bởi ngày nghỉ phép được tính cho một năm, và còn bao nhiêu ngày người chủ mới phải xử lí. Nếu thiếu giấy chứng nhận nghỉ phép, công ty có thể hỏi người sử dụng lao động trước đó, họ có trách nhiệm phải trả lời.

Đăng ký nhân viên với hiệp hội nghề nghiệp

Người sử dụng lao động cũng phải đăng ký nhân viên mới của mình với hiệp hội nghề nghiệp có liên quan. Thông qua tư cách thành viên, nhân viên sẽ tự động được bảo hiểm tai nạn theo luật định. Hiệp hội nghề nghiệp mang lại lợi ích cho người lao động, bao gồm phòng ngừa bệnh nghề nghiệp, bồi thường tai nạn, các biện pháp phục hồi chức năng và đảm bảo tài chính cho gia đình khi người lao động bị tai nạn, chiểu theo Điều lệ của Hiệp hội.

Đăng ký người lao động mới với Quỹ nghỉ phép và bồi thường lương của Hiệp hội ngành nghề

Trong các ngành nghề chuyên môn, như nghề thủ công, mỹ nghệ chẳng hạn, chủ lao động cần phải liên hệ, đăng kí nhân viên mới với Quỹ nghỉ phép và bồi thường lương, để khi người lao động bị tai nạn sẽ được hưởng tiêu chuẩn bảo hiểm bồi thường. Đó là quyền lợi của người lao động, được Hiệp hội nghề nghiệp bảo đảm.

Người lao động cần xuất trình các giấy tờ quan trọng

Khi bắt đầu làm việc, nhân viên mới phải xuất trình bằng lái xe, giấy chứng nhận việc làm trước đó (nếu có) và bằng cấp đào tạo (nếu có). Nhân viên từ các nước thứ ba (các quốc gia ngoài EU, EEA và Thụy Sĩ) cần xuất trình giấy phép cư trú cho phép làm việc. Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động, có thể cần thêm bằng chứng, chẳng hạn như giấy phép lái xe nâng hoặc trong ngành thực phẩm ăn uông phải trình giấy chứng nhận sức khoẻ. Nhân viên dưới 18 tuổi cũng phải nộp giấy chứng nhận sức khỏe theo Đạo luật bảo vệ việc làm cho thanh thiếu niên (JArbSchG), giấy chứng nhận này phải được nộp cho phòng Thủ công Handwerkskammer cùng với hợp đồng đào tạo, nếu làm việc trong ngành Thủ công.

Xác nhận nhận tài liệu, trang phục, đồ dùng làm việc

Nếu người sử dụng lao động cung cấp cho nhân viên quần áo hoặc dụng cụ làm việc thì nhân viên  phải xác nhận bằng văn bản với người sử dụng lao động, đã trực tiếp nhận.

Lưu trữ hồ sơ trả lương

Người sử dụng lao động phải lưu giữ hồ sơ trả lương riêng theo từng năm đối với từng người lao động mới được tuyển dụng (kể cả người lao động bán thời gian). Dữ liệu phải được cung cấp cho cơ quan thuế thông qua giao diện kỹ thuật số sử dụng biểu mẫu thống nhất theo quy định (nếu có tư vấn thuế, họ sẽ chịu trách nhiệm công đoạn này). Đối với một số ngành nhất định, chẳng hạn như ngành xây dựng, cần phải chú ý đến các quy định bổ sung tùy theo đặc thù riêng của ngành.

Trường hợp người lao động nghỉ việc

Nếu một nhân viên nghỉ việc, tức chấm dứt hợp đồng, người đó phải được hủy tên trong tháng báo cáo tiền lương tiếp theo (do tư vấn thuế thực hiện), nhưng không muộn hơn sáu tuần sau khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Người sử dụng lao động cũng phải khai báo tổng kết những gián đoạn trong mối quan hệ việc làm (do tư vấn thuế đảm trách), như khi nhân viên vắng mặt trong thời gian dài do bị bệnh. Điều kiện tiên quyết là người lao động phải nhận được tiền ốm đau hoặc tiền nằm viện hàng ngày trong ít nhất một tháng.

Kiểm tra bảo hiểm

Theo chức năng, hãng Bảo hiểm Hưu trí Đức sẽ kiểm tra xem tất cả người lao động đã được đăng ký bảo hiểm chính xác hay chưa và do đó có được bảo hiểm hay không. Theo quy định, Bảo hiểm Hưu trí sẽ kiểm tra định kỳ bốn năm một lần, cũng có thể kiểm tra đột xuất nếu có dấu hiệu ngờ vực.

(Còn tiếp)

Đức Việt Online