Cơ quan thuế vụ Liên bang Đức (das Bundeszentralamt für Steuern) vừa đưa ra quy định cài đặt một phiên bản phần mềm mới (eine neue Version 2.3 der DSFinV-K) cho máy tính tiền (Kasse) chậm nhất phải áp dụng từ 01.07.2022 (các doanh nghiệp bán lắp đặt máy tính tiền đều biết).

Những hướng dẫn thao tác dưới đây nhằm mục đích đáp ứng những đòi hỏi của thuế vụ theo phiên bản phầm mềm mới.

Trách nhiệm in biên lai Bon (Bonpflicht)

Quy định trách nhiệm trên đã có hiệu lực từ ngày 01.01.2020. Theo đó, mỗi lần mua bán, người bán luôn phải in biên lai trao cho khách hàng. Về phiá khách hàng luật không buộc họ phải nhận. Chức năng “Không in biên lai - Kein Druck“ cũng được cài đặt trong máy tính tiền, nhưng phải để ở chế độ không hoạt động để nhân viên thu ngân không được sử dụng.

Chú ý: Nếu doanh nghiệp đang trong giai đoạn kiểm tra máy tính tiền, bị theo dõi, hay một nhân viên thuế vụ tới mua hàng ngẫu nhiên, phát hiện bán hàng có hiện tượng không in Bon, nguy cơ rất lớn sẽ bị cơ quan thuế vụ ra quyết định kiểm tra thuế. Vì vậy, in Bon là trách nhiệm pháp lý không được phép vi phạm.

Để thay thế cho việc in Bon mà người mua không nhận sẽ tốn giấy, có thể thay thế in ra giấy bằng biện pháp in phiên bản điện tử, thông qua cách cài đặt mật mã.

Cài đặt TSE

Tất cả máy tính tiền hiện đã được cài đặt thiết bị an toàn kỹ thuật TSE. Theo luật định kể từ ngày 01.04.2021 các máy tính tiền không cài đặt TSE không còn được phép sử dụng. Nếu sử dụng phải đối mặt với một khoản tiền phạt rất cao, và dẫn đến rủi ro bị kiểm tra thuế với nguy cơ bị ấn định thuế (Steuerschätzung).

Việc sử dụng thiết bị TSE có thể được hiện thị in trên biên lai (Bon). Nếu chưa sử dụng TSE, điều đó cũng được in trên biên lai, và là vấn đề nghiêm trọng cần được giải quyết ngay lập tức.

Nếu trong quá trình sử dụng Kasse báo lỗi không hiện thị TSE phải cấp tốc xử lý ngay. Trong hầu hết các trường hợp, chỉ cần khởi động lại máy tính tiền, lỗi sẽ tự động được khắc phục. Nếu lỗi vẫn tồn tại, chỉ còn cách liên hệ với doanh nghiệp bán máy tính tiền hoặc sửa chữa máy tính tiền.

Xử lý, khi bán hàng máy bị hỏng

Nếu TSE bị hư hỏng, máy tính tiền vẫn có thể tiếp tục sử dụng tạm thời. Tuy nhiên, thời gian này mọi hoạt động mua bán phải được ghi chép thành văn bản lưu giữ. Văn bản đó sẽ phải nộp cho thuế vụ khi kiểm tra thuế đối với kỳ đó, và họ sẽ tự đánh giá. Tuy nhiên nếu xảy ra lỗi mang tính ngẫu nhiên hiếp gặp có thể không bị ngờ vực gì. Nhưng nếu xảy ra thường xuyên có thể sẽ bị thuế vụ ngờ vực kiểm tra thuế sâu và rộng hơn.

Máy tính tiền với chức năng kế toán đối với các giao dịch tiền mặt

Rút tiền hay cho tiền vào máy tính tiền đều thay đổi số dư có trong máy tính tiền (Bargeld-Bestand). Vì vậy các giao dịch đó phải được ghi lại lưu trong máy để chứng minh theo nguyên tắc kế toán, nếu không sẽ bị ngờ vực và nếu không chứng minh được khi bị kiểm tra thuế sẽ dẫn tới bị ấn định thuế. Hiện các máy tính tiền đều có thể cài đặt chức năng kế toán ghi lại các bút toán rút hay cho tiền vào máy tính tiền tương tự như chương trình khai báo thuế. Chương trình đó có thể làm việc với nơi bán máy tính tiền, để họ cài đặt.

Chương trình đó có thể bao gồm những giao dịch như:

- Tiền cá nhân chủ doanh nghiệp cho vào kinh doanh (Privateinlage).

- Rút tiền cho mục đích cá nhân của chủ doanh nghiệp, như để gửi tiền vào tài khoản cá nhân, hoặc chi phí hàng ngày như mua que kem cho con cái (do quên ví ở nhà).

- Thanh toán một phần tiền lương cho nhân công do họ có nhu cầu cấp bách, như tạm ứng tiền mặt tạm thời cho họ.

- Rút tiền và cho tiền vào máy tính tiền không liên quan tới khách hàng, như trả tiền mua hàng đầu vào, tiền rút ra mua hàng không hết phần còn lại cho vào máy tính tiền

- Chuyển tiền từ máy tính tiền cho vào két đựng tiền Tresor để ở nhà hay tại ngân hàng, hoặc ngược lại.

(Còn tiếp kỳ II)

Đức Việt Online